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SharePoint. Sus fortalezas convertidas en debilidades

Desde hace algún tiempo y, sobre todo, desde que Microsoft publico los planes de servicio en la nube de Office 365, vengo desarrollando proyectos de gestión documental y definición de arquitectura de información para mejorar el uso de Sharepoint en empresas de distintos sectores y en distintas comunidades autónomas de España.

Por lo general, son empresas que buscan en Sharepoint crear, almacenar y compartir información estén en donde estén, que les permita administrar sus documentos y establecer un sistema de acceso y seguridad apropiado.

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Todas ellas, antes de ponerse en contacto conmigo y tras las experiencias (en ocasiones no muy buenas) vividas en procesos anteriores de parametrización e implantación, han llegado a la misma conclusión: o dejan de usar Sharepoint como herramienta de gestión de documentos, o siguen usándola pero con el apoyo de un experto que les oriente en cómo sacarle el máximo partido en el uso y administración de esta para cubrir las necesidades de la empresa.

Una vez que se deciden por la segunda opción y cuando estamos en la fase de análisis, me doy cuenta de que muchas funcionalidades de Sharepoint se usan mal y de forma equivocada con lo que se se detectan las siguientes debilidades en el uso de la aplicación:

Debilidad 1

Para administrar los documentos y contemplar su ciclo de vida desde que se crea el documento hasta que se elimina o conserva, sharepoint ofrece distintos espacios de almacenamiento y gestión que siempre o casi siempre a las empresas les cuesta entender para que sirven.

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Para hacernos una idea y hacemos un símil, cada uno de los espacios podría tener la siguiente correspondencia: One Drive seria nuestra mesa de escritorio, Document Management la estantería con los documentos del área o departamento de la empresa que se producen normalmente en colaboración con distintas personas y su trámite, o no ha sido finalizado o se ha finalizado pero es de uso frecuente y Record Management es la habitación que destinamos a conservar los documentos o expedientes que se han cerrado y están finalizados y que, por tanto, son de uso poco frecuente; son documentos que no se pueden modificar y que se eliminaran, o no, pasado un periodo de tiempo, según normativa, contexto, etc; que aplique a la empresa.

Debilidad 2

Cada uno de estos espacios ofrece distintas funcionalidades para crear, gestionar y administrar los documentos y muchas veces se desconocen cuáles son:

Servicio Document Management. Área o espacio de gestión de documentos de oficina, nos permite:

  • Capturar, indexar, describir y registrar en el sistema cualquier tipo de documentos.
  • Agrupar los objetos digitales en documentos compuestos o simples y facilitar su recuperación a partir de un punto de acceso común, es decir, que permite el uso de un mismo documento y sus versiones en distintos contextos y para distintos usuarios.
  • Clasificar los documentos mediante taxonomías u organización por carpetas.
  • Establecer un control integrado del uso de los documentos y de los privilegios de acceso mediante el control de las diferentes versiones que se realizan a partir de un documento inicial mediante el sistema de bloqueos de CHECK-IN, CHECK-OUT.
  • Gestionar de forma centralizada los usuarios.
  • Gestionar procesos mediante la integración de herramientas de Workflow o BPM y resto de aplicaciones.
  • Buscar y recuperar los documentos a través de metadatos o del contenido.

OneDrive. Área o espacio de uso personal, nos permite incluir copias de trabajo personal, los borradores y los documentos que no tengan entidad de evidencia para incluirlos en el archivo.

Teams. Área o espacio de trapajo de equipo, espacio de trabajo en equipo que se creará desde SharePoint cada vez que se inicie un nuevo trabajo en equipo, creándose a su vez, el equipo de Teams:

  • Permiten agilizar las tareas que competen a determinados grupos de colaboradores en la empresa, a partir de la comunicación instantánea y eficiente, la compartición de archivos y la integración tanto de las herramientas de la suite de Office como de servicios de terceros.
  • Ofrece una comunicación efectiva en la que los colaboradores ya no tendrán que someterse a la comunicación lenta del correo electrónico, cuando necesiten compartir sus ideas de forma rápida para la consecución de objetivos determinados.
  • Permite conservar la traza de toda la comunicación mantenida por los diferentes miembros que componen el equipo.
  • Por último, conserva todas las conversaciones y las muestra tanto a los miembros del equipo que participaron en ellas, como a aquellos que se integran a los canales a posteriori. De esta forma, se accede con mayor facilidad a un historial de mensajes que podrían ser determinantes para la toma de decisiones. Asimismo, permite gestionar los permisos de forma rápida y sencilla, sin que este previamente definido o no pertenezca al listado de control de acceso corporativo.

Servicio de Record Management. Área o espacio de almacenamiento de documentos definitivos, nos permite:

  • Establecer y ejecutar los plazos de conservación, eliminación y gestión de versiones de archivo de los documentos electrónicos, así como el mantenimiento y la actualización de los ciclos de vida ya definidos.
  • Ayuda a evitar que un usuario no autorizado copie, modifique, imprima, envíe por fax o copie y pegue el contenido para usos no autorizados.
  • Ayuda a evitar que un lector autorizado copie el contenido mediante la característica Imprimir pantalla de Microsoft Windows.
  • Ayuda a evitar que un usuario no autorizado vea el contenido si se envía por correo después de descargarlo del servidor.
  • Restringe el acceso al contenido a un período especificado, después del cual los usuarios deben confirmar sus credenciales y descargar el contenido de nuevo.
  • Ayuda a aplicar directivas corporativas que dirigen el uso y la diseminación del contenido dentro de la organización.

Debilidad 3

Normalmente, se pretenden copiar las carpetas del File System de Windows a un sitio de Sharepoint sin tener muy claros los criterios de clasificación de los documentos y obviando todo el potencial de organización que ofrece la plataforma mediante la creación sitios, subsitios, bibliotecas, carpetas, almacén de términos...

Debilidad 4

El uso y personalización de tipos de contenido y metadatos es escaso, lo que hace más complicado tanto la administración como la búsqueda de los documentos.

Debilidad 5

La definición de responsabilidades es baja y, en ocasiones, se adquiere de forma accidental sin saber muy bien cuál es el rol que se debe desempeñar.

Pero ¿cómo podemos convertir estas debilidades en fortalezas? Estableciendo normas claras de organización de la información, definiendo una estructura organizativa adecuada a las necesidades de gestión de la información, definiendo e implementando procesos de gestión documental y elaborando instrumentos de gestión documental que permitan aplicar los procesos de forma eficaz.

En el siguiente post os hablaré sobre esto...

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Sobre el Autor

Nani Forte

Nani Forte

Licenciada en Documentación por la Universidad de Granada, experta en herramientas tecnológicas de Gestión Documental y en Análisis y Diseño de Sistemas de Gestión de Documentos por la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), Master en Documentación Audiovisual por la Universidad Carlos III y Programa de Creación de Empresas por la Escuela de Organización Industrial (EOI).

Durante más de 15 años ha prestado servicios de consultoría en dos líneas de actuación: diseño e implantación de modelos de gestión documental en empresas privadas e implantación de administración electrónica en administraciones públicas.

¡Siempre en busca de la excelencia y la mejor solución para sus clientes, le apasiona lo que hace!

Colabora en la temática de Innovación y Tecnología.

Comentarios (1)

  • Sonia Albarracin

    Sonia Albarracin

    03 Agosto 2020 a las 00:48 | #

    Una consulta: si SharePoint sirve para almacenar los documentos que genera toda la empresa y OneDrive es de uso personal: ¿Por qué OneDrive tiene 1TB por usuario y SharePoint sólo ofrece 1TB a nivel global (+ 10GB por usuario)? No debería ser SharePoint mucho más grande que OneDrive? Gracias por "iluminarme"; no hay muchos blogs que expliquen tan claro como lo hacen ustedes! Felicitaciones!

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