¡Buenos día a tod@s! espero que estéis pasando un feliz confinamiento. ¡Animo, que todo pasa!

Hoy os quiero hablar sobre Teletrabajo y su relación con la gestión de los documentos para hacerlo más fácil.

Desde que empezó el Estado de Alarma en España, no dejo de pensar en esas empresas que aún no han emprendido un proyecto de transformación digital en sus procesos de gestión documental y que, probablemente les va a impedir o, en el mejor de los casos, dificultar la realización de sus tareas diarias de forma online y deslocalizada de sus puestos habituales de trabajo.

Desde hace algún tiempo y, sobre todo, desde que Microsoft publico los planes de servicio en la nube de Office 365, vengo desarrollando proyectos de gestión documental y definición de arquitectura de información para mejorar el uso de Sharepoint en empresas de distintos sectores y en distintas comunidades autónomas de España.

Si leísteis mi última entrada y os habéis propuesto llevar a cabo la transición del uso del papel al soporte electrónico con el objetivo de mejorar en eficacia y eficiencia organizativa en vuestra empresa y estandarizar el modo de trabajar con los documentos, es muy probable que os estéis preguntando ¿por dónde empiezo? ¿cómo lo hago?

La semana pasada visité a uno de mis clientes y, haciendo un repaso al proceso de selección de proveedores tecnológicos que estudiamos para la adquisición, desarrollo e implantación del gestor documental que se pretendía adquirir para la empresa (finalmente se decidieron por Sharepoint), nos detuvimos en la presentación del producto de uno de los proveedores.

Este, nos ofrecía la posibilidad de incluir los documentos en un gestor documental, previo proceso de escaneo de documentos para después pasarle un Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que les permitiera indexar y clasificar los documentos automáticamente. Ósea, nos ofrecía una herramienta con capacidad para gestionar y conservar documentos digitalizados.