La matriz de Eisenhower como técnica de gestión del tiempo

Con el paso del tiempo, las personas cada vez nos hemos vuelto más competitivas en todos los  ámbitos, especialmente en el ámbito laboral ante el aumento de la demanda de empleo y la escasa  oferta.

Dos de las cualidades que más suelen ser exigidas o apreciadas positivamente por las  empresas en un empleado son la productividad y la eficiencia.

Pero ¿qué es la productividad y en qué se diferencia de la eficiencia? La productividad es la  relación entre lo producido y los medios empleados para la producción, mientras que la eficiencia  es la optimización de los recursos empleados para obtener el mayor objetivo posible. ¿Y qué es  lo que tienen en común? La organización.

Con el objetivo de lograr el máximo nivel de  productividad y eficiencia en nuestro trabajo es vital conseguir una organización que nos permita,  no sólo realizar las tareas necesarias, sino de manera ordenada y acorde a los plazos y pautas  que debemos seguir.

En nuestra jornada laboral tenemos muchas tareas que realizar y que creemos tenerlas bajo control, pero cuando llega el final del día nuestra apreciación es “se me ha ido la mañana sin darme cuenta” o “no me da tiempo”, creando sensación de frustración. Lo que pensamos que es exceso de carga de trabajo, generalmente es una incorrecta gestión del tiempo.

Para ayudarte precisamente en esta gestión del tiempo, una de las técnicas que puedes usar es  la “matriz de Eisenhower”. Esta técnica consiste en ordenar y priorizar la ejecución de las tareas en función de su importancia y urgencia. Antes de indagar en este concepto, conviene aclarar precisamente qué es la importancia y la urgencia como conceptos independientes para luego  entenderlos en conjunto. Puede parecer algo sencillo, pero veremos que la subjetividad que esto; conlleva por su naturaleza -especialmente la importancia- lo convierte en una ardua tarea.

¿Qué es la urgencia?

Es una cualidad referida al tiempo: cuanto menos tiempo quede para la fecha límite de una tarea y mayor sea su volumen, su urgencia aumentará.

¿Y la importancia?

La mejor manera de medirla es preguntarnos ¿Qué pasaría si no lo hiciera? Dicho de otra manera; cuanto mayores sean las consecuencias de no realizar una tarea, mayor será la importancia de ésta.

Matriz de Eisenhower

Cuadrante 1. Organiza tus tareas importantes y urgentes, las que “hay que hacer primero”. Habitualmente este tipo de tareas suele responder a solicitudes de “última hora” por situaciones; imprevistas o falta de organización (que es lo que pretendemos evitar). En ellas debemos centrar; toda nuestra atención y recursos en completarlas. Son las que menos tiempo tenemos para; realizarlas y, en caso de no completarlas, las consecuencias serán graves.

Cuadrante 2. Tus tareas importantes y no urgentes. Son aquellas tareas o metas a medio-largo plazo que son importantes para el desarrollo de un proyecto pero que no tienen una fecha de vencimiento clara y definida. (i.e., la entrega de un informe que determinará la siguiente acción en un proyecto).

Cuadrante 3. Aquí estarán tus tareas no importantes pero urgentes. Aquellas que puedes delegar en alguien de tu equipo o programar para realizar en otro momento (una vez finalices las tareas del cuadrante uno) puesto que no deben centrar toda nuestra atención por no ser importantes.

Cuadrante 4. Por último, definirás tus tareas no importantes y no urgentes. Lo principal de este  cuadrante es que se deberán poner todas aquellas tareas que se pueden desechar, es decir, son tareas que sabes que se deben hacer, pero no son ni importantes ni urgentes, y que quizá con el paso del tiempo puedan convertirse en tareas propias de otro cuadrante. (i.e., interminables charlas por teléfono)

¿Qué es lo ideal?

Que nunca tuviéramos ninguna tarea en el cuadrante 1 (importante y urgente): ello supone que tenemos que realizar algo como “robots”, manos ejecutoras que se centran en realizar algo a  contrarreloj sin fijarse en el procedimiento y repercutiendo en la eficacia. En este sentido, si centramos las tareas en los sectores 2 y 3 lograríamos tener una organización “casi perfecta” que permita la ejecución de las tareas previstas.

Una buena organización de tareas como la que te acabo de enseñar puede ayudarte a ser más  eficiente y productivo en tu puesto de trabajo. Necesitamos dedicar tiempo a la planificación, que no significa perderlo, sino invertirlo para evitar hacer todo y nada a la vez.