La gestión del tiempo es clave para tu felicidad

Una de mis creencias más firmes es que la organización y la gestión del tiempo son claves para una vida más feliz. El motivo es muy simple: el buen uso de nuestro tiempo, ese bien tan preciado y escaso, nos permite aspirar a la vida que deseamos, tanto en lo personal como en lo profesional, y esa es una de las mayores conquistas que puede hacer el ser humano.

La vida tiende a complicarse a medida que adquirimos responsabilidades y por eso, vale la pena aprender a organizarse cuanto antes. Ya que, si no priorizamos y ocupamos nuestro tiempo con los asuntos que nos importan, éste acabará siendo ocupado por otros múltiples asuntos no elegidos, que limitarán nuestra existencia y energía.

Las tres leyes de Parkinson

En 1957, Cyril Parkinson formuló tres leyes, que trascendieron el ámbito social y productivo en el que habían sido concebidas, para alcanzar el ámbito de la vida cotidiana y del crecimiento personal. Son leyes que continúan vigentes en estos tiempos en que el trabajo a distancia está tan en boga y necesitamos, por un lado, ser cada vez más productivos (empresa) y por otro conciliar vida personal y laboral (trabajadores). Son las siguientes:

1. Sobre el tiempo: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.”
2. Sobre el dinero: ¨Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.”
3. Sobre la priorización (Ley de la Trivialidad): “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.”

Con respecto al tiempo, si asignamos una semana para una tarea que podríamos completar en un día, nuestra mente la gestiona como si fuera más compleja, lo que nos acarrea incluso más estrés y ansiedad, fomentando la procrastinación (para liberar tensiones). Lo que nos conduce, casi sin darnos cuenta, a la fecha límite y entonces, una de dos, o nuestro cerebro se pone a funcionar con la máxima eficiencia concentrado en la entrega (modo supervivencia), o deja de trabajar con efectividad, ante la propia presión de la entrega (modo bloqueo).

Muchos profesionales sostienen que si no fuera por la presión del último minuto no se haría nada, aunque en realidad, ese modo de funcionar está anclado en el modo supervivencia (enfoque y concentración) y actuar siempre en ese modo no es lo óptimo, porque hace que todo lo demás se relegue a un segundo plano constantemente. Existen varias técnicas para evitar esta situación extrema: 1) ser realista con los plazos, 2) trocear las tareas en plazos sucesivos más sencillos de abordar, y 3) ejecutar cada tarea asignada sin escusas, evitando la acumulación.

Con el dinero sucede algo similar a lo que sucede con el tiempo. Sin importar cuánto varíen nuestros ingresos, buscamos cubrirlos con gastos. Una buena educación en finanzas puede marcar la diferencia en este tema que es algo que no vamos a abordar en este artículo. Por último, con respecto a la prioridad, Parkinson formuló la Ley de la Trivialidad. Las personas tendemos a dar prioridad a las tareas más sencillas como una forma de escape para evitar actividades complejas (procrastinación). Este es un aspecto que sí incide directamente en la gestión del tiempo y en nuestro crecimiento personal, que sin una correcta priorización se limitaría a divagar por lo insignificante.

Preguntas útiles para una correcta gestión del tiempo

Los motivos para la falta de tiempo suelen provenir de una mezcla de comodidad (mala gestión de prioridades), horror al vacío (miedo a encontrarse con uno mismo) y funcionamiento en modo urgente (continuas interrupciones y falta de atención). Estos tres aspectos nos llevan a llenar toda nuestra agenda y espacio mental en ocupaciones, prioritarias o no, generando un ruido de fondo que nos impide pensar con claridad y organizarnos de la manera adecuada.

Para una buena gestión, vale la pena reflexionar:

1. ¿Cuáles son las prioridades de tu vida personal y profesional? Haz un listado de lo que quieres que forme parte de tu vida, tanto en lo personal como en el trabajo, y no olvides incluir todo lo relacionado con el crecimiento que te permitirá conseguir tus planes de futuro. De este primer ejercicio, surgirá tu lista de tareas, pero antes de validarla, serán necesarias otras preguntas y elecciones.
   
   
2. ¿Cabe en tu agenda todo lo que quieres para tu vida? Debería ser así. Planifica tus actividades diarias, semanales, anuales, etc. Busca su lugar a todas las actividades de tu lista del apartado anterior y si no lo encuentras, amplía el margen de tiempo. Si es necesario elegir entre ellas, toma decisiones y decide tus plazos.
   
   
3. Optimiza tus franjas horarias: ¿a qué hora eres más eficiente para el trabajo? ¿A qué hora entrenas mejor y puedes cumplir la regularidad que eso requiere? ¿A qué hora te concentras más para tus estudios? ¿De qué horario dispones para tu familia? ¿Para tus actividades sociales? ¿Para tus hobbies? Diseña tu horario semanal con la regularidad que requieren las actividades elegidas. Bloquea horas para lo profesional, pero bloquea también horas para dedicar a las personas y proyectos de tu vida. Balancea bien los días laborales y los fines de semana. Si es necesario, haz asignaciones variables (turnos).
   
   
4. Revisa tus prioridades periódicamente e incorpora lo que sea necesario. Pauta tu ritmo diario según los horarios del apartado anterior, de acuerdo con tu energía, y si fuera necesario por el tipo de actividad que realizas, marca pautas de revisión de asuntos importantes durante el día, de modo que, si surge la necesidad, puedas incorporarlos.
   
   
5. Por último, para ganar flexibilidad, deja en tu planificación horaria holguras que te permitan despachar asuntos cortos cotidianos (de menos de dos minutos). Cierra estos temas cortos directamente, para evitar listas de minitareas de poca importancia que requieren más tiempo en su gestión que en su resolución, y además pueden paralizar los tiempos de otros (gran parte del estrés suele estar causado por estas minitareas inacabadas). Los espacios de holgura no sólo sirven para estas tareas pequeñas, sino también como “descanso” mental y para fomentar la creatividad. Utilízalos activamente.

La prioridad es vivir

Los espacios personales y profesionales se entrelazan cada vez más: en lo físico, en lo mental y en el tiempo. Las fronteras se han desdibujado y las actividades entre los distintos ámbitos de nuestra vida, cada vez son más simultáneas en nuestro entorno tecnificado. Por eso, la productividad ha dejado de ser un concepto profesional y ha cobrado importancia en nuestro ámbito personal, en especial en lo que se refiere al buen uso del tiempo, para una vida más completa y feliz .

Espero que este artículo te resulte útil y recuerda, para tu bienestar, mantente fiel a tu energía, respeta tus ritmos y enfócate en hacer un buen uso de tu tiempo. Planifica, decide, elige, actúa y no te obligues con lo que no es compatible con tus prioridades o energía personal.