Las 3 etapas iniciales para la digitalización de la empresa canaria

A principios del mes de octubre conocíamos el resultado del informe elaborado por la ULL y Cajasiete, en el que mediante el “Mapa BOB” como herramienta de autodiagnóstico, conocíamos el grado de digitalización de las empresas en Canarias.

Este documento nos ha mostrado una radiografía de la situación de las empresas canarias clasificadas por PYMES, Grandes Empresas y empresas sin personal asalariado en cuanto a la implementación de tecnología se refiere: “los resultados arrojaron que su grado medio de digitalización es del 22%” . Es decir, hay mucho recorrido por andar en cuanto a digitalización se refiere.

Pero, si soy una PYME canaria, ¿cómo me puedo digitalizar? ¿por qué debo hacerlo? Dicho informe nos muestra algunas pistas, por ejemplo, la importancia del manejo del dato. En este artículo pretendo recoger las claves para una Transformación Digital exitosa.

La digitalización de un negocio, independiente de su tamaño, debe ser afrontada como un proyecto. Según la RAE, en su cuarta acepción un proyecto es el “primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva”. Es decir, sin entrar en detalle en las metodologías de gestión de proyectos, afrontar un reto supone hacer un dibujo o esquema en el que plasmemos de forma clara y concisa:

Etapa 1. Un análisis de la situación actual

Ya, en otros artículos publicados en este mismo blog, se hace referencia a la importancia del autoconocimiento en cuanto al negocio se refiere. Pero de cara a afrontar un proyecto se debe ampliar ese autoanálisis, es decir, identificar qué estamos haciendo en nuestra empresa de una forma no eficiente, y qué creemos que podemos mejorar.

Lo más sencillo es hacernos la pregunta: ¿qué hago con mucha frecuencia, requiere de mucho tiempo y es de poco valor para la organización? En la respuesta a esa pregunta, tenemos las primeras pistas para centrar el análisis.

Veámoslo con un ejemplo práctico que hemos comprobado durante la situación derivada por la Covid-19. Los clientes no podían llegar a nosotros físicamente, la única forma de contactar era a través del teléfono, el modo tradicional. Es decir, atender a mis clientes supone dedicar tiempo a atender llamadas en las que recoger sus pedidos. Es un método eficaz, sí, pero sin duda, poco eficiente en la mayoría de las circunstancias.

En este caso, mi análisis de la situación es “dedico demasiado tiempo a atender los pedidos telefónicos en vez de a prepararlos o a hacer las entregas, lo que verdaderamente da valor a mi producto o servicio”.

Etapa 2. El objetivo u objetivos a alcanzar con el proyecto

El objetivo o los objetivos a alcanzar con el proyecto deben ser SMART, es decir, [S]pecific (Específicos), [M]easurable (Medibles), [A]chievable (Alcanzables), [R]elevant (Pertinentes) y [T]imely (A tiempo). Esto nuevamente nos dice la teoría como recomendación pero, ¿cómo lo plasmo en mi realidad? Es en este instante donde debemos decidir qué quiero conseguir para mi empresa, cómo voy a medir el resultado, un resultado con posibilidades reales de ser alcanzado, adecuado a mi realidad empresarial y entorno, además de obtenerlos en un plazo de tiempo concreto.

Siguiendo el ejemplo del autoanálisis anterior, mis objetivos pueden ser “reducir el tiempo que dedico a la atención de los pedidos un 50% en el plazo de 3 meses para poderlo dedicar a prepararlos”. Para saber que este objetivo es SMART, me vale con identificar qué es específico para mi negocio, que lo puedo medir (-50%), que es alcanzable (sé que existen métodos para conseguir esa reducción, p.e. digitalizar) y el periodo en el que lo puedo conseguir.

Además, a esto, es recomendable priorizar cuando enumeremos más de un requisito, es decir, darles un mayor valor a aquellos que son imprescindibles alcanzar en un mayor grado para considerarlo un proyecto de éxito. Continuando con la situación del ejemplo anterior, mi objetivo es reducir el tiempo un 50%, pero considero un valor aceptable, al menos llegar al 40%.

Etapa 3. Las necesidades específicas de mi negocio

En la tercera etapa, debemos definir los requisitos que tengamos para este proyecto. Los requisitos o necesidades concretas para mi negocio, son aquellos condicionantes que como empresa te marcas para que el proyecto tenga sentido.

Es decir, que tenga en cuenta los factores específicos en los que te mueves empresarialmente, como pueden ser el grado de conocimiento de nuevas tecnologías, habilidades en su uso (interna y externa), acceso a dispositivos electrónicos y/o conexión a internet, presupuesto disponible, tiempo disponible para poder dedicar a la implantación del proyecto, personas que debo implicar, etc…

Continuando con el caso planteado como conductor de este artículo, para los objetivos marcados debemos ser capaces de identificar requisitos en base a la capacidad del personal del negocio, la capacidad del cliente para usar qué tecnologías, los usos y costumbres del cliente, qué presupuesto puedo destinar al proyecto ( o cómo lo puedo financiar), quién liderará el proyecto internamente,...

Siendo más concreto, podríamos proponer algo así como requisito: “sistema informático de fácil manejo, accesible para mis clientes y mi personal, en el idioma español, operativo 24/7, intuitivo, con imágenes asociadas, que permita el pago online, que confirme al solicitante el pedido efectuado y el plazo de entrega, que genere la factura correspondiente y que emita una alerta al responsable de mi negocio por la recepción de ese pedido”.

Sin pretender ser exhaustivo, el artículo es una recomendación de cuáles deben ser las primeras etapas para afrontar un proyecto de Transformación Digital, como meta a alcanzar por las empresas canarias para conseguir ser más competitivas en el mercado. A su vez, esta tarea previa a realizar de manera interna, permite que a la hora de salir al mercado a buscar posibles proveedores para nuestro proyecto, tengamos claro lo que queremos y lo que de los mismos esperamos.

Comentarios (1)

• 

  Juan

  12 Noviembre 2021 a las 09:25 | #

  Excelente artículo. Gracias Cristoffer por compartir.

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