Pon un pequeño Robot en tu proceso de digitalización

La palabra RPA es el acrónimo de Robotic Process Automation, que es como se identifican los software que ayudan a automatizar ciertos procesos administrativos dentro de la empresa, eliminando y minimizando los errores inherentes al proceso cuando se realiza de una forma manual.

Los RPA se centran en automatizar el trabajo repetitivo y metódico que se realizan en determinados puestos de trabajo, siendo herramientas muy disruptivas que llevan años utilizándose en los proceso de las grandes corporaciones, haciéndolos más eficientes, ágiles y seguros.

Una automatización robótica de procesos es un software que replica las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático.

En el mercado nos encontramos con varias herramientas, como Blueprism, UIPath o Automatization Anywhere, entre otras.

Lo verdaderamente disruptivo de estas herramientas es que pueden operar en la interfaz de usuario de la misma forma que lo hace el ser humano. Esto es una diferencia significativa con respecto a las formas tradicionales de cómo se integraban o comunicaban entre sí dos aplicaciones, que dependían de desarrollos en los que se implementaba una comunicación máquina a máquina, lo cual se realizaba en una capa arquitectónica por debajo de la Interfaz de Usuario. La responsabilidad de estos procesos recaía en los departamentos de informática.

Antes de seguir, veamos un ejemplo para ponernos en situación. Ejemplo de uso de un RPA en un proceso de selección:

Imaginemos que la empresa tiene un proceso selectivo abierto y los candidatos han de enviar un mail con la fotocopia del DNI, la Vida Laboras y el CV. Un RPA podría configurarse para que actúe de la siguiente forma:

1. Se recibe un correo con los adjuntos.
2. Identifica que está la Vida Laboral, el CV y el DNI.

3. Si el DNI está caducado, le envía un correo al usuario informándole que lo subsane, mientras tanto no está admitido en el proceso.

   • Esto lo hace en el mismo instante que se recibe el correo, a la hora que sea.

4. Si todo es correcto, puede rellenar todos los datos en tablas para ser analizados.

   • Por ejemplo, en una tabla toda la información del DNI que la empresa desee tener registrado, incluso tener un enlace al documento que contiene DNI que se guarda en un repositorio.

   • Toda la vida laboral en otra tabla, con acceso a este, igual que se hizo con el DNI.

   • Todo el CV en otra tabla con acceso a este, igual que se hizo con el DNI.

5. Todo esto se haría de forma automática.

Actualmente, la mayoría de las organizaciones empresariales se encuentran sometidas a una enorme presión para digitalizar y automatizar sus operaciones. Sin embargo, muchas de ellas siguen confiando en tareas manuales para procesos de negocio cruciales, como recopilar, revisar e introducir información entre sistemas, sitios web y portales tanto internos como externos.

Estas tareas repetitivas y correctivas requieren que sus empleados inicien y cierren sesión en múltiples sistemas, copiando y pegando datos entre diferentes fuentes y formatos. Además de ser un trabajo aburrido, las tareas manuales son también ineficientes e imprecisas, en especial cuando las comparamos con la previsibilidad de los procesos de trabajo automatizados.

La automatización robotizada de procesos (RPA) permite crear una fuerza de trabajo digital que trabaja codo con codo con los empleados para aumentar la eficiencia. Estos robots de software imitan las acciones específicas que sus empleados realizan mientras trabajan en un ordenador.

Los RPA usan una metodología que no requiere programación para automatizar prácticamente cualquier actividad humana. Gracias a su capacidad para acceder y procesar datos procedentes de múltiples fuentes de datos, la automatización robotizada de procesos no requiere reingeniería de los viejos procesos o eliminar plataformas que son cruciales para sus operaciones. Puede actuar como una solución independiente para sus necesidades específicas.

Los RPA también se complementan como soluciones tradicionales de gestión de procesos de negocio y gestión de casos, en que los robots se usan en varias etapas dentro de un conjunto de procesos más amplio para ayudar a las organizaciones a eliminar todavía más etapas manuales de sus procesos operativos clave, como el alta de clientes, el procesamiento de siniestros de seguro o los préstamos hipotecarios.