La Protección de datos personales en el proceso de selección y contratación del personal

No debe ser una sorpresa para nadie afirmar que la normativa en materia de protección de datos es de aplicación al tratamiento de datos efectuado en el ámbito laboral.

Sin duda, son multitud los datos personales que se manejan en este entorno, pero no siempre su tratamiento se hace de forma adecuada.

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La Agencia Española de Protección de Datos, ha publicado recientemente su nueva Guía: La protección de datos en las relaciones laborales, donde trata de clarificar cómo y en basé a qué el empleador puede tratar con los datos personales de sus empleados, así como de las personas interesadas en un proceso de selección. Y es que es ahí, durante la fase previa a la contratación, en el proceso de selección para un puesto de trabajo, cuando se produce el primer tratamiento de datos personales, y donde empiezan a surgir las dudas, probablemente, en este punto, te hayas planteado las siguientes:

He recibido el CV de un candidato ¿qué debo hacer?

Si el CV se presenta directamente por la persona candidata sin haberlo solicitado, deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de que se han conocido las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento, por ejemplo:

  • Si el CV se remitió por correo y se cuenta con una dirección electrónica facilitada por el propio afectado, puede remitírsele información por ese medio, solicitando confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo.

  • Si se presentó en un mostrador u oficina de atención, debería ser informado allí por cualquier medio que acredite el cumplimiento de este deber, como por ejemplo carteles o documentos de acuse de recibo.

Lo importante para el empleador en su rol de responsable del tratamiento es demostrar que ha cumplido con su deber de información en cuanto al tratamiento de datos que realizará del CV facilitado.

¿Puedo exigir certificado de antecedentes penales?

A priori no es legalmente posible exigir a las personas candidatas a un puesto de trabajo un certificado de antecedentes penales, salvo en aquellos supuestos excepcionales en que, autorizados por una Ley y con las debidas garantías, se contemple dicha medida, como, por ejemplo, en la seguridad de aeropuertos, en determinados trabajos que implican el contacto con menores o, por ejemplo, cuando el puesto está relacionado con la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

¿Puedo solicitar el informe de la vida laboral?

La empresa podría acreditar un interés legítimo para solicitar el informe de vida laboral a los efectos de comprobar la veracidad y la experiencia que la persona candidata refleja en su solicitud, si bien, el interés legítimo debe ser ponderado. Además, el informe que se entregue no necesariamente debe ser completo, sino adaptado al puesto concreto y que sirva para demostrar o comprobar la experiencia en tal puesto, sin necesidad de conocer todas las ocupaciones del interesado.

¿Puedo utilizar las RRSS para conocer más sobre la persona candidata?

Aunque el perfil en las redes sociales de una persona candidata a un empleo sea de acceso público, el empleador no puede efectuar un tratamiento de los datos obtenidos por esa vía si no cuenta para ello con una base jurídica válida. Sólo se justifica tal utilización si están relacionados con fines profesionales. Del mismo modo, la empresa no estaría legitimada para “solicitar amistad.”

¿Qué información no puedo pedir en una entrevista de trabajo?

Debe tenerse en cuenta que, constituye infracción administrativa muy grave solicitar datos de carácter personal en los procesos de selección o establecer condiciones que constituyan discriminaciones para el acceso al empleo por motivos de sexo, origen, incluido el racial o étnico, edad, estado civil, discapacidad, religión o convicciones, opinión política, orientación sexual, afiliación sindical, condición social y lengua dentro del Estado.

Tal y como ha puesto de manifiesto el TSJ de Canarias “El hecho de someter a una candidata a preguntas familiares y personales totalmente ajenas al trabajo a desempeñar, sea cual sea el lugar de prestación de los servicios (pues ya había manifestado su disponibilidad a desplazarse), supone una conducta discriminatoria, puesto que la trabajadora se ha visto obligada revelar sus planes familiares y datos médicos pertenecientes a su más estricta intimidad, innecesarios para una gestión de personal responsable y respetuosa con la dignidad del empleado” (STSJ ICA 1799/2014, de 7 de abril, Sala de lo Social).

Una vez finalizado el proceso de selección, ¿qué hago con los datos de las personas no contratadas?

Si la persona candidata facilitó su CV en el marco de un proceso de selección de personal, desaparece la base jurídica para el tratamiento de datos que era la ejecución de medidas precontractuales, por lo que, si el empleador quisiera utilizar esos datos debería contar con otra base de legitimación, ya sea el consentimiento para un futuro tratamiento (por ejemplo, incorporación a una bolsa de trabajo), o el interés legítimo del empleador siempre que sea ponderado. En caso de no contar con una base de legitimación, el empleador debe destruir el CV y proceder a la supresión y bloqueo de los datos personales.

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Sobre el Autor

Ingrid González Hernández

Ingrid González Hernández

Ingrid González es abogada especialista en Derecho Digital en Ceca Magán Abogados, y máster oficial en Administración y Gobierno Electrónico. Asimismo, es Delegada de Protección de Datos (DPD) Certificada conforme al Esquema de la AEPD - ENAC; docente del Instituto Canario de Administración Pública (ICAP), así como, tutora del Programa Tutorización Nueva Empresa de la Cámara de Industria, Comercio y Navegación de Santa Cruz de Tenerife, además de miembro de la Alianza Europea de Inteligencia Artificial (Comisión Europea).

Ingrid se ha especializado en el asesoramiento jurídico para la gestión integral del dato y la gestión de los riesgos asociados al mismo, tanto en el sector privado como en el público.

En lo relativo al sector público destaca por su asesoramiento jurídico en la implantación de la Administración Electrónica; adecuación e implantación del Reglamento General Europeo de Protección de datos, ejerciendo -incluso- funciones de DPD en varias Administraciones Públicas; la llevanza de proyectos en materia de Transparencia de la información pública, así como, en proyectos de Big Data, Open Data y participación ciudadana.

En el sector privado se ha especializado, entre otras, en adaptación integral a la normativa protectora de datos personales; la llevanza de proyectos de privacidad desde el diseño y por defecto; el asesoramiento corporativo en materia de privacidad; la detección de necesidades y elaboración de planes estratégicos con asistencia en la Implantación de medidas de seguridad y la implantación de Comercio Electrónico.

Colabora en la temática de Legislación y en Innovación y Tecnología.

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