¿Existen obligaciones legales en una web corporativa?

En plena era digital, la máxima de “si no estás en Internet no existes” es algo que no sólo aplica a cada uno de nosotros como entes individuales, sino también, y con más trascendencia si cabe, a las empresas.

No cabe duda de que, la presencia en Internet de las empresas ha supuesto grandes beneficios que van desde la obtención de información con fines de marketing y promoción, a la posibilidad de un contacto directo con clientes e incluso, la venta directa de productos.

Ahora bien, ¿son las empresas conocedoras de las obligaciones legales que implica el tener una página web? ¿se informa a los usuarios sobre el tratamiento de datos que realizan? ¿cuentan con políticas detalladas sobre las cookies habilitadas? La respuesta en muchos de los casos es negativa, pero como bien indica nuestro Código Civil: “la ignorancia de las leyes no excusa de su cumplimiento”.

Así las cosas, cuando una empresa decide dar el salto al mundo online debe ser consciente de que tiene una serie de obligaciones legales que cumplir, fundamentalmente, relacionadas con el derecho de los clientes y usuarios a ser informado, por ello, nos preguntamos ¿por dónde empezar?

En primer lugar, ¿SABÍAS QUE… si realizas actividades económicas por Internet, ya sea a través de actividades de comercio electrónico o cuando únicamente publicitas o patrocinas la actividad que realizas, y tu negocio está centralizado en España, eres un Prestador de Servicios de la Sociedad de la Información?.

Si no eras conocedor de ello debes saber que, el hecho de contar con un sitio web en el que –como mínimo- se promocione la empresa, implica que en la página web de forma permanente, fácil, directa y gratuita, se debe informar, al menos, sobre:

• El nombre o denominación social y datos de contacto: domicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita una comunicación directa y efectiva, como por ejemplo un teléfono o un correo electrónico.
• Si la empresa está registrada en el Registro Mercantil o cualquier otro registro público, deberá señalar también el número de inscripción que le corresponda.
• En el caso en que la actividad que se ejerza precise de una autorización administrativa previa, los datos relativos a la misma y los identificativos del órgano encargado de su supervisión.
• Si se ejerce una profesión regulada, los datos del colegio profesional y el número de colegiado; el título académico y el Estado de la Unión Europea en que se expidió; la correspondiente homologación (en su caso); y los códigos deontológicos aplicables al ejercicio de su profesión.
• El Número de Identificación Fiscal (NIF).
• Cuando se haga referencia a precios de los productos, se debe indicar si incluye o no los impuestos aplicables y los gastos de envío.
• Los códigos de conducta a los que esté adherido, en su caso, y la forma de consultarlos electrónicamente.

¿Dónde facilitar esta información? Debe estar situada de manera que sea fácilmente accesibles e identificables por los usuarios, y normalmente, se tiente a indicar bajo la denominación de “Aviso Legal”.

En segundo lugar, ¿SABÍAS QUE… además de ser “Prestador de Servicios de la Sociedad de la Información”, también eres “Responsable del Tratamiento” de los datos de carácter personal que fluyen a través del sitio web?

En este sentido, el actual marco normativo en protección de datos de carácter personal determina la información que debe facilitarse y que normalmente, se hace a través de la “Política de Privacidad”, concretamente:

• La identidad y los datos de contacto del Responsable del tratamiento.
• Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos, en caso de haberlo.
• Las finalidades del tratamiento a que se destinan los datos personales, por ejemplo, si es con la finalidad de contactar con el usuario o, para el envío de comunicaciones comerciales.
• El plazo durante el que se conservarán los datos.
• La base jurídica del tratamiento.
• Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales.
• la intención del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional.
• La existencia de los derechos de interesado en protección de datos
• El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Por último, están las “Cookies” que si bien, están íntimamente relacionadas con la Política de Privacidad, en ocasiones, se suele informar de las mismas de forma diferenciada. Sea cual sea la opción elegida, se debe tener en cuenta que, cuando se empleen cookies en el sitio web se debe informar de manera clara y completa sobre la utilización y finalidad de cada una de ellas y, además, recabar el consentimiento de los usuarios.

En este sentido, podría resultar de interés la Guía sobre el uso de las cookies recientemente publicada por la Agencia Española de Protección de Datos.