Digitalización documental legal, ¿resulta sencilla?

La revolución tecnológica es una realidad cuya repercusión se ha extendido a prácticamente todos los ámbitos de nuestra vida.

En el caso concreto de las empresas, ello ha supuesto un completo cambio de paradigma. Sin embargo, respecto a la gestión documental, aún son muchas las empresas que se resisten a la digitalización de sus documentos, bien por reticencia o bien por simple desconocimiento de cómo hacerlo.

Por tanto, en un contexto de constante necesidad de adaptación tecnológica como el actual, en el se generan, se reciben y circulan descomunales cantidades de documentos a diario, resulta imprescindible conocer algunas nociones básicas que nos permitan ser conscientes de los aspectos clave de la digitalización documental y cómo hacerlo cumpliendo los requisitos legales.

¿Qué es la digitalización documental?

La digitalización documental es el proceso a través del cual los documentos físicos o en papel son transformados en archivos digitales, siguiendo una estructura estandarizada.

Es de vital importancia no confundir este proceso con el de escaneo, dado que el escaneo consiste en convertir un documento físico en una imagen digital y no en un archivo. Por tanto, tendrá como resultado una imagen estática que no poseerá validez legal, a diferencia de los documentos que hayan sido correctamente digitalizados.

¿Cuáles son las ventajas que aporta una gestión documental digitalizada?

Entre las muchas ventajas que nos puede ofrecer la digitalización documental, destacamos las siguientes:

• Permite el acceso a la documentación desde cualquier dispositivo y lugar, ventaja que se torna prácticamente imprescindible actualmente, con el auge del teletrabajo.
  
  
• Facilita poder compartir documentos sin sobrecargar otros sistemas.
  
  
• A pesar de que en una fase inicial pueda verse como un coste de tiempo y de dinero, lo cierto es que el retorno de la inversión es positivo.
  
  
• Ahorra costes, reduciendo los tiempos de gestión interna y externa, así como los espacios de almacenamiento de la documentación.
  
  
• Posibilita regular los permisos de acceso según el rango o la acreditación del usuario.
  
  
• Incrementa la seguridad ante perdidas, extravíos o manipulación inadecuada.
  
  
• Al contrario de lo que se piensa, favorece el cumplimiento normativo. Por ejemplo, muchas entidades exigen en sus procedimientos como requisito el formato digital para interactuar con ellas.

¿Qué aplicación práctica tiene este proceso de digitalización documental?

La digitalización documental despliega ante nosotros un amplio abanico de opciones.

Tomando como referencia el ámbito empresarial, supongamos que una empresa trata con varios proveedores, lo cual suele ser muy común, del mismo modo que es muy frecuente que dicha relación contractual deje tras de sí una cantidad ingente de documentos en papel.

En estos casos, la empresa deberá saber que todos los documentos de este proceso podrían figurar en un soporte informático, suponiendo un control más seguro de la información que posee, así como permitiéndole ahorrar costes y ser más eficiente.

Para ello, la acción máss recomendable es que se solicite al proveedor toda la documentación asociada al servicio o pedido directamente a través del correo electrónico o aplicación de gestión, dado que incluso los albaranes, que suelen figurar en formato papel, pueden ser fácilmente digitalizados.

No obstante, habrá que tener en cuenta que la digitalización de facturas se rige por una normativa especial, por lo que el software que se emplee para dicho proceso deberá estar homologado por la Agencia Tributaria Española.

¿Cuáles son los requisitos legales del soporte papel?

La normativa en materia de protección de datos tiene una especial incidencia en el archivo y destrucción de documentos.

Por tanto, toda aquella documentación que contenga datos personales (por ejemplo, de empleados, proveedores, clientes, etc.) deberá estar protegida en espacios de uso restringido, del mismo modo que todo el personal con acceso a dicha documentación deberá estar informado de la política de protección de datos de la entidad.

En el ámbito de la conservación documental, son muchas las entidades que consideran que la custodia y almacenamiento de documentos en formato papel facilita el cumplimiento de sus obligaciones legales. Sin embargo, si no se siguen unos criterios de conservación, dichas prácticas pueden desembocar en todo lo contrario, dado que la normativa protectora de datos obliga a establecer una fecha a partir de la cual los documentos deberán destruirse, fijando un limite sobre la tenencia y utilización de los datos de carácter personal, así como el tráfico de los mismos.

Además, la información online suele estar en mejores garantías de seguridad que la documentación física, ya que resulta mucho más sencillo evitar que puedan acceder terceros no autorizados a la misma, así como favorece la implantación de sistemas de roles y permisos de acceso dentro de la entidad.

Por ejemplo, a efectos generales y meramente orientativos, la documentación fiscal (autoliquidaciones, declaraciones tributarias, notas fiscales, etc.) debe conservarse durante cuatro años, mientras que la documentación a efectos contables y mercantiles (albaranes, comprobantes de pago, libros contables, etc.) deberá ser conservada durante un plazo de seis años, por lo que existen diferentes obligaciones y plazos según el tipo de datos de carácter personal que estén siendo tratados.

¿Qué requisitos legales debe cumplir la digitalización documental para que sea correcta?

Dependerá del tipo de documentación que se pretenda digitalizar. Por ejemplo, en el caso de las facturas y documentación tributaria, el procedimiento se deberá realizar conforme a los formatos estándares de uso común, con un nivel de resolución que sea admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

En el caso de las Administraciones Públicas, la digitalización documental deberá realizarse conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad, que exigen unos niveles de resolución determinados, así como una garantía de imagen fiel e íntegra respecto a la documentación digitalizada.

Por otra parte, respecto a los documentos empleados en trámites judiciales, se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guía de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada.

En conclusión, resulta imprescindible tener en cuenta los requisitos legales de la digitalización documental legal, así como contar con un asesoramiento adecuado para cumplir satisfactoriamente con dicho proceso.