Tiempo de cambios, tiempo de teletrabajo

¡Buenos día a tod@s! espero que estéis pasando un feliz confinamiento. ¡Animo, que todo pasa!

Hoy os quiero hablar sobre Teletrabajo y su relación con la gestión de los documentos para hacerlo más fácil.

Desde que empezó el Estado de Alarma en España, no dejo de pensar en esas empresas que aún no han emprendido un proyecto de transformación digital en sus procesos de gestión documental y que, probablemente les va a impedir o, en el mejor de los casos, dificultar la realización de sus tareas diarias de forma online y deslocalizada de sus puestos habituales de trabajo.

Si profundizamos en el concepto de Teletrabajo, reseñado en el Manual de Buenas Prácticas en Teletrabajo publicado por la Organización Internacional del Trabajo en colaboración con el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social de Argentina, se define teletrabajo como “la forma de organización y/o de realización del trabajo utilizando las tecnologías de información en el marco de un contrato o de una relación de trabajo, en la cual un trabajo que  podría ser realizado igualmente en los locales de una empresa, se efectúa fuera de estos locales de forma regular.

Si, por otro lado, y según especifica la norma ISO 15489 de Gestión de Documentos, los documentos son tanto la evidencia de las actividades de la organización como los activos de información, se generan y se conservan en entornos digitales ofreciendo un abanico de oportunidades para nuevas formas de uso y reutilización y su gestión se debe de apoyar en tecnologías de información. Por tanto, se deduce y se hace latente, que para desempeñar nuestras tareas en modo teletrabajo es fundamental contar con aplicaciones de gestión documental que nos permitan, entre otras

Mejorar el acceso y la seguridad relacionada con los documentos

Debemos reflexionar sobre si estamos trabajando con un sistema que nos permite acceder a todos los documentos a los que tenemos permiso con las medidas de seguridad necesarias para cumplir con la protección de los datos, y con los requisitos de confidencialidad y restricción necesarios para la documentación con la que trabajamos en el área o departamento al que pertenecemos.

Esto lleva a hacerme la siguiente pregunta: ¿Cómo lo habrán hecho las empresas que no han podido dar respuesta inmediata a un cliente porque no tiene implementado un sistema de acceso que les permita consultar un documento y tomar decisiones para dar respuesta a un cliente de forma ágil? Si no han podido solucionarlo, ¿Cuál será la consecuencia? Pues, probablemente, el cliente piense que no estamos preparados y su expectativas y visión sobre nosotros como empresa, haya cambiado. Esto en el mejor de los casos, porque en el peor, si el cliente realiza la misma operación con otro cliente, y este le da respuesta inmediata, puedes dar por seguro que a medio/largo plazo lo perderás.

En este y, en cualquier caso, para mitigar las deficiencias derivadas de la falta de protección y seguridad en los documentos, se deberán tomar acciones para establecer un sistema de acceso y seguridad que te permita construir reglas teniendo en cuenta los criterios de seguridad a aplicar a los documentos, los sujetos de acceso a esos documentos, los objetos de acceso sobre los que se van a aplicar los permisos y los permisos o roles de cada sujeto de acceso.

Firmar documentos de forma electrónica y conservarlos con todos sus requisitos de autenticidad

El miércoles pasado, le envíe a un cliente un contrato firmado electrónicamente y cuál es mi sorpresa cuando recibo un email solicitándome ese mismo documento firmado de forma manuscrita. Le respondí que era imposible porque desde hace años no tengo impresora y que no tenía manera de acceder a una para imprimir el documento. Esta anécdota nos indica que es hora de ponernos manos a la obra y que ahora más que nunca es necesario hacer uso de este instrumento para crear documentos auténticos 100% electrónicos. Actualmente, la ley 59/2003 de Firma Electrónica considera la firma electrónica reconocida equivalente a la firma manuscrita, concretamente en su art. 3.4. indica lo siguiente: “La firma electrónica reconocida tendrá, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”.

Pero para que esto se cumpla, la firma electrónica reconocida debe cumplir las siguientes propiedades o requisitos:

• Identificar al firmante.
• Verificar la integridad del documento firmado.
• Garantizar el no repudio en el origen.
• Contar con la participación de un tercero de confianza.
• Estar basada en un certificado electrónico reconocido.
• Debe de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.

Aumentar la capacidad de búsqueda y recuperación de los documentos

Cuantas veces he oído que informar los metadatos es una lata, que tampoco es tan importante, que no es necesario, etc…… ¡¡¡Nooooo!!! Los metadatos, además de muchas otras funciones, nos ayudan a recuperar los documentos porque nos describen, entre otros, el contenido de estos. Si nosotros hemos hecho un trabajo anticipado de descripción y cumplimentación de metadatos (por ejemplo, titulo, fecha, descripción…) encontraremos lo que buscamos y además con mucha calidad. Esto se traduce en TIEMPO, EXHAUSTIVIDAD, PRECISIÓN Y EFICACIA. ¡Equilicúa! La magia del metadato se hace latente.

En definitiva, la situación actual está poniendo a prueba a muchas empresas. En un abrir y cerrar de ojos y cuando nadie estaba preparado, las empresas habéis tenido que pasar del modo de trabajo presencial al modo teletrabajo lo cual os puede servir para medir vuestro nivel de preparación y observar si os ha supuesto un esfuerzo extra en la adaptación de ciertos procesos.

Hoy más que nunca, la capacidad de respuesta de nuestras empresas sustentada por evidencias documentales ayuda a aumentar su capacidad de respuesta y toma de decisiones y, por tanto, a fidelizar a sus clientes desde la confianza, en un momento en donde lo que prima es la calidad del servicio generando un valor añadido que, considero, creara un vínculo muy fuerte en el futuro.