¿Cómo podemos registrar la jornada laboral de los empleados con la nueva normativa?

Desde hace más de un mes se acordó la obligatoriedad para todas las empresas de llevar a cabo un control horario de la jornada laboral también para los empleados a jornada completa.

Para adaptarse a esta nueva Ley, se concedieron dos meses a las empresas para que buscaran aquel sistema de registro del horario más adecuado. Pero son muchas las que todavía están dudando y buscando el mejor método.

Para ayudarlas a tomar la decisión más acertada, en este artículo queremos hacer un breve resumen de la nueva normativa y ver cómo llevar el registro de la jornada laboral sin perder la cabeza.

¿En qué consiste la nueva normativa?

Con esta nueva Ley todas las empresas deberán garantizar las horas trabajadas de los empleados, registrar todos los datos e información que solicita la normativa y conservar dicha información durante 4 años.

Gracias a este cambio, los trabajadores se verán beneficiados. Con este registro, ahora se respetarán los límites legales de tiempo de trabajo y descanso, mejorará el control de las horas extras y disminuirá el absentismo y la precariedad laboral.

¿Cuáles son las obligaciones que debemos cumplir y cómo hay que registrar las horas?

Según el Real-Decreto Ley 8/2019, refrendado en el BOE-A-2019-3481, las empresas debemos cumplir con las siguientes obligaciones y requisitos:

• Realizar el registro horario de cada uno de los empleados.
• El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Puede ser mediante sistemas manuales, analógicos o digitales.
• El método de registro debe ser acordado por negociación colectiva, acuerdo de la empresa o decisión del empresario previa consulta.
• En cuanto a los datos e información a registrar, serán:
  • Nombre de la empresa y trabajador.
  • Tipo de jornada.
  • Las horas trabajadas, diferenciando entre horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
  • Firma del empleado y del representante de la empresa.
• Se exigirá la conservación de esta información durante cuatro años por parte de la empresa.
• Los registros horarios estarán a disposición de los inspectores de la Seguridad Social si así lo requieren aunque también pueden requerirlo los propios trabajadores y sindicatos.

¿De qué métodos disponemos para llevar el control horario de los empleados?

Registro manual

Consiste en llevar el registro a mano, es decir, por medio de unas hojas de firmas (u hojas de cálculo) que hay que cumplimentar y firmar por la empresa y cada empleado, especificando con detalle todo lo anterior. 

Valoración: Es cierto que es el método más sencillo pero se trata de un método “obsoleto” de llevar un control de las horas. Supone una pérdida de tiempo y esfuerzo, mayor carga administrativa, ocupa espacio físico (el registro no estará digitalizado), si se cometen errores es más complicado corregirlo, etc.

Máquina de fichar

Se trata de un hardware, un aparato que te permite registrar la hora de entrada y salida de los empleados que puede tener o no unos tornos electromagnéticos que llevan el control de acceso a las instalaciones y una tarjeta identificativa para cada empleado.También existe la posibilidad del fichaje biométrico por medio de la huella dactilar o facial, registrando cada empleado la entrada o salida.

Valoración: Lo bueno de este sistema es que vienen acompañados de un software que corrige los posibles errores que se pudiesen haber cometido, además de que la información se queda siempre registrada en el dispositivo sin poder manipularse, disponen de los informes personalizados de horas que se tienen que entregar a la Inspección de la Seguridad Social, y las huellas dactilares no se pueden extraer (cumple con la RGPD).

Registro a través de una App

Por último, podemos optar por una App, un programa de software que tengamos instalado, ya sea en el ordenador de cada empleado o en su teléfono de empresa.

Valoración: Además de ser muy sencillo de utilizar y fácil de implementar, con una aplicación las empresas podrán registrar las jornadas, corregir los posibles errores con mayor rapidez y facilidad, y generar los informes o listados de horas que pueden solicitarles la Inspección de Trabajo y los empleados.

Con una aplicación, las empresas podrán también guardar los horarios, convenios laborales, registrar y solicitar las vacaciones y ausencias, disponer de un calendario laboral, integrarlas con un CRM o terceras aplicaciones, gestionar turnos u horarios laborales y periodos excepcionales, etc.

En definitiva, muchísimas funcionalidades que permiten llevar un control exhaustivo del horario y mantener dicha información de una forma más sencilla que con un registro manual, por ejemplo.

¿Cómo podemos cumplir con la Ley?

Ahora que hemos valorado las 3 alternativas que tenemos para registrar la jornada laboral de los trabajadores, es momento de tomar la decisión.

Pero, ¿cuál es la mejor y la más adecuada para mi empresa?

Si tenemos en cuenta que realizar el cómputo total de las horas ordinarias y extraordinarias por mes más entregar una copia del resumen (junto con la nómina) de aquellos trabajadores a tiempo parcial va a suponer para muchas empresas, en las cuales hay rotación de personal, un riesgo enorme de cometer errores y una gran pérdida de tiempo; sin dudarlo, nosotros elegiríamos la aplicación (App) o software de control horario que mejor les ayude en la gestión de los empleados.

Actualmente existen en el mercado varias aplicaciones con las que poder registrar las horas, pero si lo que se está buscando es un software sencillo de utilizar, asequible y adaptado a cualquier tipo de empresa (pequeña o mediana), nosotros recomendamos Curie Control Horario, la Aplicación Web Progresiva (PWA) para el registro del horario que nos permite disponer de muchas de las ventajas de una aplicación nativa pero, además, pudiéndose integrar mejor con nuestro dispositivo (móvil, ordenador…) y sin depender del navegador.

Recuerda que desde el pasado 12 de Mayo ya se aplica esta Ley y aquellas empresas que no dispongan de un sistema de control de horario y no realicen el registro total de horas de los empleados, serán penalizadas con sanciones que oscilarán entre los 626 y 6.250 euros, dependiendo de la calificación de su grado infractor.

¿Y tú ya te has planteado cuál es la mejor opción para tu empresa?