Los Silos de Información en las Ciudades Inteligentes

Los silos de información, definidos como aquellos conjuntos de datos o procesos aislados donde no hay transferencia de conocimiento en las instituciones, suelen llevar de cabeza a los responsables TIC y muestran la falta de capacidad para trabajar de forma ágil entre las áreas que componen un ayuntamiento, reflejando por tanto a una institución anclada en el pasado.

Cada vez trabajamos menos aislados y por ello, lo lógico sería que las distintas áreas, departamentos, concejalías o consejerías colaboraran o cooperaran conjuntamente, bien en proyectos concretos o simplemente lo hagan dentro de la gestión diaria en su conjunto, esa, en teoría, sería la forma ideal para mejorar la eficiencia y la productividad. Tener sólo el correo y cuatro documentos en la nube no significa ser una entidad inteligente.

Los síntomas más habituales de una organización plagada de silos como la falta de comunicación y transferencia de la información, son instituciones estructuradas de forma vertical y jerárquicas, obsesionadas por el control, con costes de coordinación elevadísimos, lo que las hace improductivas y poco proactivas y, básicamente, nada inteligentes.

Las Smart Cities o ciudades Inteligentes tienden a todo lo contrario, se impone la agilidad y la velocidad en la toma de decisiones, los flujos de información no dificultan el crecimiento ni el desempeño de la propia institución al conseguir la plena optimización en el desarrollo de las tareas y la fluidez total de información.

Evitar los siempre molestos silos de información es posible. La primera acción pasa por realizar una evaluación de los procesos y las personas. La información debe fluir de forma libre y tras evaluar cuáles son aquellos cuellos de botella que impiden el desarrollo de las tareas, debe dotarse de sistemas de colaboración documentales y de gestión que permitan compartir información de forma sencilla y segura. Fomentando el trabajo en equipo y evitando las siempre costosas pérdidas de tiempo.

Las instituciones deben estar preparadas para desarrollar una cultura de colaboración facilitando que el conocimiento se traspase a todos los departamentos para alcanzar mejor los objetivos, fomentando la comunicación y pudiendo identificar oportunidades para la mejora de los procesos.

La tecnología se constituye en pieza clave para eliminar los silos de información, desarrollando sistemas que ayuden no sólo a una mejor gestión de la misma, sino también facilitando la movilidad accediendo a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Tener silos de información en su institución siempre acarrea:

• Aparición de duplicidades
• Falta de comunicación
• Dificultad en el acceso a la información clave
• Ineficacia
• Fallos de seguridad
• Lentitud en la toma de decisiones
• Pérdida de tiempo

La información debe considerarse hoy como uno de los recursos principales de la institución y ésta nunca debe ser patrimonio ni de las personas o los departamentos que la generan, sino de la institución en su conjunto.

Las ciudades españolas del 2030 estarán habitadas por ciudadanos, empresas, organizaciones públicas y visitantes, deberán ser capaces de enfrentarse a los problemas de forma creativa e innovadora.

Todos los subsistemas funcionales de la ciudad estarán interconectados y coordinados entre si y tomarán en consideración las necesidades, exigencias y deseos de las diversas demandas urbanas.

En suma, la complejidad de los retos a los que se enfrentan las ciudades les obligará a interconectar y coordinar todos sus subsistemas funcionales, eliminando silos y fomentando el trabajo colaborativo entre departamentos y abierto hacia los ciudadanos.

Desde Crea Solutions hemos implementado ya este tipo de soluciones mediante Curie Plaform, una Plataforma como Servicio (PaaS) desarrollada por la empresa Canaria Itop, os recomiendo que visitéis la página web de este proyecto y contactad con su excelente equipo de consultores para que os aclaren cualquier duda u os planteen propuestas.

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