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La preservación de activos de información garante de la continuidad digital del negocio

Ya todos hemos leído y releído la nueva Agenda Digital, España Digital 2025. Las 50 medidas se articulan en 10 ejes estratégicos. El sexto, Transformación Digital de la empresa y Emprendimiento Digital, define las principales líneas de actuación para impulsar a las PYMES hacia la transformación digital.

Una de las líneas principales es la digitalización de activos de información, entendidos como la Información de cualquier naturaleza con la que la empresa desarrolla su actividad y que es vital para el desarrollo de modelo de negocio y la gestión.

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En relación a la gestión de los documentos, en el camino hacia la transformación digital, hemos ido sustituyendo los documentos en papel en documentos electrónicos, en activos digitales. Muchos ya utilizamos el formato electrónico para los contratos, las facturas, los manuales de producto, los datos financieros, etc. Pero, qué ocurriría si no pudiéramos utilizarlos cuando los necesitamos.

Que no pudiéramos abrirlos porque el activo digital está oculto en un software que está desactualizado, o no pudiéramos usarlos porque los metadatos que nos conectan con otras BBDD se perdieron, o el formato en el que los conservamos está obsoleto, o no tenemos seguridad de disponer de la versión final.

Para evitar todo esto, necesitamos preservar nuestros activos de información evitando el riesgo de vulnerabilidad, evitando la obsolescencia y la dependencia de la tecnología para su uso. Si no trabajamos activamente en nuestra empresa para garantizar la continuidad digital, la información puede volverse inutilizable fácilmente.

La continuidad digital se enmarca dentro de lo que llamamos Continuidad del Negocio. La norma UNE-EN ISO 22301:2020 Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio, nos definen la gestión de la continuidad que debe llevar una empresa para identificar las posibles amenazas y los impactos que podrían causar si se materializan y proporciona un marco para desarrollar la capacidad de recuperación de la organización.

Dentro de este marco encontramos la Continuidad Digital, entendida como la puesta en marcha de sistemas, técnicas y métodos que puedan garantizar el acceso y utilización de los activos de información digital, gestionado con criterios de calidad y eficacia tanto en el presente como en el futuro. En otras palabras, según los Archivos Nacionales de Estados Unidos,“la posibilidad de usar su información en la forma que desee por tanto tiempo como lo requiera”

Nuestro plan de continuidad digital debe contener las directrices para una Preservación Digital y una Sostenibilidad digital, que garanticen que nuestros documentos digitales no sufran la obsolescencia tecnológica, se conserven en soportes durables, se generen con formatos abiertos, y tengan validez legal con certificados reconocidos y firmados a largo plazo.

Aunque la Continuidad Digital va más allá de la Preservación Digital, ésta es un elemento clave. La preservación de activos digitales va unida al concepto de disponibilidad y tiene la finalidad de conservarlos para que puedan ser consultados con el paso del tiempo. Debe garantizar:

  • Accesibilidad. Que los documentos estén disponibles.
  • Integridad/Fiabilidad. Que se presenten tal y como su creador los produjo.
  • Autenticidad/Validez. Precisos, exactos y que mantengan su valor probatorio.
  • Seguridad. Garantizar la seguridad de su sistema de almacenamiento.

Existen actualmente entidades especialistas, como Baratz o Itop Consulting que pueden ayudarnos a implementar soluciones de preservación digital. Como proveedores de preservación de nuestros activos digitales, las soluciones que nos ofrezcan deben atender a los siguientes principios generales:

  • Conversión de formatos con independencia de los medios físicos, para evitar la obsolescencia tecnológica y garantizar su disponibilidad, accesibilidad y conservación.
  • Mantenimiento de la firma electrónica, para garantizar la autenticidad de las firmas y la integridad de los documentos.
  • Gestión de las políticas de conservación de documentos de acuerdo con la normativa vigente.
  • Gestión de la obsolescencia tecnológica.
  • Disponer de un Repositorio seguro de documentos.
  • Definir una gestión de usuarios y accesos, de acuerdo con el Cuadro de Seguridad y Acceso de la empresa.
  • Disponer de un registro para el control de las consultas.
  • Recuperación de la información y de todos los metadatos y evidencias electrónicas.
  • Políticas de gestión de documentos electrónicos.

Se puede decir que un documento está preservado si permite ser recuperado y, una vez recuperado, ofrece fiabilidad y sirve de prueba de la actividad que lo originó.

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Sobre el Autor

Federico Gramage

Federico Gramage

Licenciado en Historia Moderna y Contemporánea por la UAM y Master en Archivos, Gestión de Documentos y Continuidad Digital en la UC3M.

Tiene varias publicaciones sobre la Preservación Digital y actualmente es Profesor del Curso “Gestión documental de archivo y tecnología Cloud para PYMES y autónomos” en SEDIC. Colabora como consultor en proyectos de implantación Sistemas de Gestión de información, Administración Electrónica y Transformación Digital.

Es colaborador en la temática de Innovación y Tecnología.




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