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La información es la moneda que impulsa la transformación digital. Su localización y recuperación pertinente, el desafío a lograr

Este año 2021 nos ha revelado que la supervivencia de las empresas dependerá de su digitalización y de la asunción de nuevos tipos de procesos y de herramientas, en especial las relacionadas con multicloud, la ciberseguridad, el 5G, el Data Management, el Digital Marketing, la analítica de datos.

Según los estudios de la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM) creamos aproximadamente 2,5 trillones de bytes de datos cada día. Además de eso, las empresas tienen, en promedio, cinco repositorios de información o bases de datos de contenido distintos, a menudo con años de datos archivados.

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Debido a la ingente cantidad de información generada, su gestión se ha convertido en uno de los grandes desafíos para la transformación digital. En la serie de artículos publicados en esta sección ya hemos visto los aspectos fundamentales de la gestión, enfocándonos principalmente en los procesos de definición, de creación y de procesamiento.

Un sistema de gestión de información tiene que tener muy claro su principal objetivo, la recuperación de información, que tiene que ser rápida, eficiente y relevante, evitando el silencio y el ruido documental.

Cuántas veces hemos ido a buscar un informe determinado, emitido por nuestros expertos y localizamos todos menos el que queremos. Eso se denomina silencio documental en la recuperación. También, seguro que nos ha ocurrido, que hemos ido a localizar un estudio de nuestros ingenieros y hemos localizado demasiados informes sobre la materia, que hacen muy difícil su revisión y elección para el asunto que nos ocupa. Eso se denomina ruido documental. Estos son sólo dos de los problemas que nos encontramos cuando tratamos de encontrar información dentro del conocimiento generado por las compañías.

Es el momento de tratar los proceso necesarios para la localización y la recuperación de la información con calidad.

Estas dificultades se agravan cuando necesitamos localizar información generada por múltiples aplicaciones y repositorios tanto locales como en la nube; cuando tenemos que recuperar información de múltiples sistemas.

Cómo conseguir una recuperación de información de todas las salidas de información que generan contenido en una organización.

Existen sistemas especializados en búsqueda de la información que ayudan a evitar estos problemas, como MediaSearch, que mediante diversas estrategias de búsqueda, tecnologías de búsqueda inteligente, recolección multifuente, técnicas de indexación y tratamiento de la información y de recuperación, posibilitan a cualquier usuario, empleado de la compañía, cliente o proveedor, disponer de una herramienta de búsqueda y consulta de la información de forma precisa, amigable, sencilla y ágil.

Este tipo de sistemas recolectan grandes cantidades de datos de diversas fuentes para crear un índice estructurado y centralizado de toda la información, obteniendo una vista completa del conocimiento de toda la organización.

Todos estos sistemas se caracterizan por las siguientes funcionalidades:

  • Sistema unificado de consulta y acceso digital al fondo documental.
  • Disponer de búsquedas sencillas y avanzadas que permitan localizar y recuperar datos, metadatos y activos digitales.
  • Utilizar técnicas de indexación que permitan varios tipos de facetas (descriptores, fechas, fondos, materias, ...)
  • Navegación mediante índices alfabéticos, autoridades o descriptores.
  • Disponer de múltiples formas de presentación de la información: Mosaico, Listados, Informes, detalles de los documentos.
  • Permitir la visualización en streaming de los contenidos multimedia. audio, videos y documentos pdf.
  • Utilizar técnicas de recuperación que permitan la clasificación/ponderación por “relevancia”.
  • Disponer de herramientas colaborativas que permitan la valoración de registros, etiquetas sociales, listados de favoritos, y compartir el contenido en redes sociales.
  • Tratamientos de resultados y generación de informes.
  • Disponibilidad de sindicación de contenidos para recepción de contenido automático según las alertas de suscripción de los usuarios.
  • Acceso controlado y restringido según las políticas definidas por cada compañía.

Estos sistemas, por su diseño tecnológico, mediante protocolos de interoperabilidad y sus capacidades de recolectar información y por su potencia de búsqueda, permiten a una organización recuperar información desde todas los sistemas fuentes de información a través de un único punto de acceso. Relacionan toda la documentación generada por diferentes sistemas de las organizaciones para difundirlo desde un único punto

Son sistemas multifuente que recolectan activos de información y sus metadatos para facilitar su recuperación por cualquier usuario; ya sea interno de la compañía o externo, según sus intereses comerciales.

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Sobre el Autor

Federico Gramage

Federico Gramage

Licenciado en Historia Moderna y Contemporánea por la UAM y Master en Archivos, Gestión de Documentos y Continuidad Digital en la UC3M.

Tiene varias publicaciones sobre la Preservación Digital y actualmente es Profesor del Curso “Gestión documental de archivo y tecnología Cloud para PYMES y autónomos” en SEDIC. Colabora como consultor en proyectos de implantación Sistemas de Gestión de información, Administración Electrónica y Transformación Digital.

Es colaborador en la temática de Innovación y Tecnología.




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