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Herramientas para teletrabajar en tiempos inciertos de COVID-19

La crisis mundial por el Coronavirus COVID-19 ha logrado por primera vez que el mundo pare por completo y ha dado un vuelco a nuestras vidas y a nuestra forma de interactuar. Desgraciadamente han sido muchas las empresas que se han visto verdaderamente afectadas por esta crisis, y más en España al ser uno de los países que más ha sufrido las consecuencias del virus.

Pero no todo son noticias negativas. Muchas empresas que ya se estaban preparando durante años y ya habían iniciado un proceso de transformación digital, se han podido adaptar, con mayor o menor dificultad, y han podido seguir trabajando y ofreciendo sus servicios a los clientes.

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Uno de esos casos fue el nuestro. En Itop, como nos dedicamos a la tecnología y la innovación desde hace más de 14 años, ya contábamos con una serie de herramientas digitales, algunas propias, que nos permitían trabajar de forma remota, por lo que pudimos adaptarnos a este cambio tan brusco.

Y es que justamente ya lo veníamos diciendo desde hace años, la transformación digital de las empresas no es una necesidad, es una OBLIGACIÓN. Y más ahora con la crisis del COVID-19, donde vemos que el contexto laboral y el mundo empresarial está cambiando de forma muy rápida y la tendencia a trabajar desde casa en internet está aumentando.

Ahora, la pregunta que nos viene a la cabeza es: ¿cómo hago para hacer mi trabajo desde casa? ¿qué es lo que necesito para poder hacerlo realidad?

A continuación te nombraremos algunas de las principales herramientas digitales que usamos en Itop, dependiendo del objetivo y su función, y otras opciones igual de recomendables: 

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Comunicación y Trabajo en Equipo

Para poder realizar el trabajo desde casa lo más productivo y eficiente posible, uno de los puntos clave es establecer y mantener una buena comunicación y trabajo en equipo. Para ello, hacemos uso de herramientas como Gmail de Google, para el envío y recibo de correos, Hangouts para las reuniones con el equipo o, incluso, celebración de webinars, y el Telegram cuando queremos contactar por teléfono o mensaje escrito o por voz y enviarnos algún enlace, tipo de archivo (imagen, vídeo, documento…), etc.

Otras herramientas para realizar las mismas funciones y que también recomendamos son Whatsapp, Outlook o Spark, para la comunicación por correo y/o mensaje, y Zoom, la cual se ha vuelto muy conocida y utilizada por miles de usuarios, por si queremos reunirnos con los compañeros de trabajo y clientes.

Almacenamiento de Archivos

Sabemos que el almacenamiento y acceso a todos los archivos e información de la empresa es sumamente vital para poder seguir realizando nuestro trabajo desde casa y cualquier lugar.

En nuestro caso, ya contábamos con toda esta información de forma digital antes del confinamiento, haciendo uso de la Nube, como Google Drive y herramientas de Gestión Documental como Alfresco, que nos permite llevar un control exhaustivo de los documentos y procesos, lo cual nos hace ser más productivos y eficientes en nuestra empresa.

Otras opciones para el almacenamiento y compartir archivos son Onedrive o Dropbox, dos herramientas también muy conocidas y utilizadas a nivel mundial.

Creación y Gestión de Web, Blog y Tienda Online

Tener una web hoy en día es imprescindible, ya que si no estás en Internet, no eres nadie, no existe tu empresa. Por lo que disponer de una página web con toda nuestra información sobre quiénes somos, qué hacemos y cómo ayudamos a nuestros clientes es vital para que nuestro negocio tenga mayor visibilidad y alcance. Y ya no solo una web, sino un blog profesional, a través del cual podamos ofrecer información de interés y de valor a cualquier usuario.

Para ello, hacemos uso de soluciones como Joomla, con la cual podemos crear y gestionar nuestra página web y blog de una forma sencilla, intuitiva y muy profesional.

Otra de las tecnologías con muchos años en auge es el eCommerce o comercio electrónico. Gracias a una tienda online, podemos seguir vendiendo nuestros productos o servicios de forma no presencial, incluso a otros países, o directamente tener un negocio 100% en Internet, lo que nos un ahorro de tiempo y, sobre todo, de dinero. Para ello, la herramienta que más recomendamos y que en Itop ofrecemos es Prestashop, que permite la creación y gestión de tiendas online de una manera sencilla y económica, e incorpora todo lo necesario para aprovechar Internet como un canal más de ventas.

Con este confinamiento, hemos podido ver con mucha más claridad cómo tener una web, un blog y una tienda online puede salvar tu negocio.

Formación Online

Desde hace bastantes años se lleva ofreciendo formación semipresencial u online debido a los cambios en nuestro estilo de vida que nos limitan a la hora de asistir de forma presencial, y el aumento del uso de Internet y de nuevas soluciones y tecnologías que nos facilitan la vida.

El eLearning o formación a distancia ya era una ventaja de la cual disfrutaban muchos estudiantes de todas las edades tanto en España como en el resto de países. Y ahora, con la situación que estamos viviendo por el Coronavirus, no era de esperar que se incrementase su uso e implantación de soluciones eLearning en las empresas durante los últimos meses.

Una de estas herramientas de formación online es Moodle, el LMS más conocido a nivel mundial para la gestión del aprendizaje en línea. Gracias a soluciones como Moodle, cualquier empresa e institución puede crear y gestionar cursos online y seguir formando a sus alumnos y empleados de forma fácil, económica, rápida, desde cualquier lugar y 24/7.

Gestión Empresarial y mejora de la Productividad

Si lo que buscas es aumentar la productividad de tu negocio, SAP Business One es la solución que necesitas. Se trata del ERP líder para Pymes del mercado, capaz de gestionar todos los procesos de nuestra empresa. Con un ERP como SAPB1, podemos gestionar y automatizar diferentes e importantes actividades como las ventas, logística, compras, RRHH, contabilidad y un largo etcétera.

Una de las grandes ventajas de tener SAP Business One, es que se adapta a cualquier tipo de negocio y sector, además de que con este ERP vamos a ahorrarnos mucho tiempo de trabajo, costes y errores ue pueden resultar críticos para nuestro negocio.

Gestión de las Relaciones con los Clientes y Proyectos

Por último, pero no menos importante, es la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión de los proyectos y tareas que llevemos a cabo en la empresa.

¿Qué herramientas utilizamos en Itop para llevar esta gestión? En nuestro caso, hacemos uso de Curie Platform, nuestra Plataforma de Inteligencia de Cliente, que integra un CRM con módulos para los principales procesos de una empresa:Marketing, Ventas, Servicios y Proyectos.

Gracias a Curie, podremos gestionar todo lo relacionado con nuestros clientes (campañas, oportunidades de ventas, contactos, leads, empresas…) y lo que realizamos a nivel interno (proyectos, hitos, tareas…), logrando una mayor eficiencia, rentabilidad y fidelización del cliente.

¿Todavía no cuentas con alguna de estas herramientas? ¿A qué esperas para hacerlo? ¡Esta es la oportunidad perfecta para empezar a digitalizar tu negocio!

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Sobre el Autor

Miguel Fernández Cejas

Miguel Fernández Cejas

Socio fundador de Itop, empresa de implantación de soluciones tecnológicas, factoría de software y formación online. Natural de S/C de Tenerife, complementa su formación en Ingeniería Informática con cursos de postgrado en áreas tan diversas como la inteligencia artificial, la gestión de empresas o la calidad.

Cuenta con más de 25 años de experiencia en el mundo de las Tecnologías de la Información, trabajando como programador, consultor, jefe de proyecto, director de área y emprendedor. Trabaja para distintas empresas nacionales e internacionales en ciudades como Tokio, Londres o Madrid. Su pasión por la tecnología unida a su variada experiencia, le impulsa a desarrollar distintos proyectos empresariales donde aplica las nuevas tecnologías al turismo, la sociología, el marketing o la formación. Actualmente trabaja en temas relacionados con aplicaciones de gestión, Business Intelligence, Bigdata, Mobile/Apps e Internet de las Cosas.

Entusiasta del mundo digital busca convertir ideas en nuevos productos y servicios para ayudar a las empresas a ser más eficientes.

Colabora dentro de la temática de Innovación y Tecnología.

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