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Firma de contratos telemáticamente en la Nueva Normalidad

Que las relaciones profesionales de forma telemática han venido para quedarse, ya nadie lo duda. Y que esta nueva normalidad está obligando a las empresas a afrontar la Transformación Digital es una realidad sin vuelta atrás.

Según el estudio de la consultora Roland Berger, España 4.0, El reto de la transformación digital de la economíar, la transformación digital podría reducir entre un 60% y 70% los costes en factores como el inventario o de complejidad. Según el estudio “La mayoría de compañías (ahora sí) están convencidas de las posibilidades que brinda la transformación digital (el número de escépticos se ha reducido drásticamente). En España estamos avanzando subiendo del puesto 17 al 11 en 2020 en el Índice de Economía y Sociedad Digital de la Comisión Europea (DESI).

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Hace unas semanas, revisando los procesos documentales con una empresa de servicios técnicos me consultó sobre cómo crear contratos con seguridad técnica y jurídica, dada la imposibilidad de hacerlo presencialmente. Sus empleados, dentro del plan digital de la empresa, ya están acostumbrados a la generación de documentos electrónicos con certificados, al uso de Gestores Documentales para su localización y custodia, a las tele-reuniones, al uso de ERP, CRM en entorno cloud, etc.

Pero ¿cómo firmar los contratos, acuerdos y otros documentos de forma remota?, ¿Cómo realizar contratos de forma eficaz y sencilla sin perder la seguridad y validez jurídica? ¿Es posible utilizar cualquier dispositivo o cualquier lugar?

Estás dudas son habituales en esta nueva normalidad, que afortunadamente tiene respuestas; y existen soluciones en el mercado para satisfacer esta necesidad. Entidades como Camerfirma, FirmaProfesional, Edatalia, o el Grupo Korporate, ofrecen soluciones que contienen servicios de confianza y plataformas de gestión para generar documentos electrónicos en remoto con garantías jurídicas y técnicas.

En el marco de la Gestión Documental, estos contratos son documentos electrónicos con valor legal que deben crearse garantizando su Fiabilidad, Legibilidad, Integridad y Autenticidad. Y como documento electrónico con valor probatorio debe contener tres elementos imprescindibles:

  • El contenido: El conjunto de datos en que sustancia la información del documento.

  • Los metadatos: La parte del documento permite la identificación del mismo y tener la información del contexto, elementos imprescindibles para la conservación y preservación de los documentos.

  • Y la firma electrónica, que junto con el sellado de tiempo nos permitirán garantizar la integridad, autenticidad y fiabilidad del documento electrónico.

Por tanto una característica fundamental que debe contener el documento electrónico, para suscribir acuerdos contractuales electrónicamente entre partes, es la firma digital. Según el Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) n ° 910/2014) existen tres tipos de firma:

  • Firma sencilla: Con la firma sencilla se permite garantizar la integridad del documento pero no su autenticación al no poder identificar al firmante. Y tampoco el No Repudio al no usar un certificado cualificado.

  • Firma avanzada: Con la firma avanzada, la utilizada por ejemplo con Firma Biométrica, permite la autenticación e integridad del documento, pero al no estar basado en un dispositivo seguro de creación de firma, requiere del servicio de un Tercero de confianza que custodie las evidencias para que tenga validez legal.

  • Firma Cualificada: Es la firma que permite, mediante certificado cualificado y con un proceso de firma basado en un dispositivo seguro de firma, ser garantía suficiente del no repudio, la autenticación y la integridad de los documentos.

Elegir el tipo de firma a utilizar dependerá en cada caso de las necesidades y requisitos de cada empresa.

Utilizar una firma cualificada evita tener que demostrar con evidencias la veracidad de la firma ante los tribunales. Pero requiere el uso de certificados reconocidos, que muchas veces los profesionales no tienen a su disposición. Por eso es importante poder usar otras formas para genera documentos firmados por las dos partes.

El Reglamento eIDAS, que regula en Europa la firma electrónica, en su artículo 25, abre la puerta a firmar documentos, sin estar obligados a utilizar la Firma Electrónica Cualificada.

Para firmar nuestros contratos vamos a utilizar la firma electrónica avanzada. Para realizarlo podremos utilizar la biometría, bien realizando una firma manuscrita sobre una Tablet, o bien mediante la voz, o reconocimiento facial. Pero esos sistemas actualmente requieren que los sistemas hardware estén peritados para garantizar que los elementos biométricos se recogen adecuadamente.

El sistema que vamos a utilizar es el OTP o one time password. Esta solución permite firmar vía e-mail y sms, y conservar las evidencias de la firma electrónica avanzada mediante un sistema fiable y sólido de recogida y custodia de evidencias y trazabilidad de todas las fases de la operación. De esta manera podremos presentar las evidencias ante un litigio.

Esta solución de firma en remoto realiza la firma de forma sencilla, facilitando a las segundas partes firmar los contratos con completa movilidad, sencillez y sin el uso de firma con certificados hardware.

Poniendo el ejemplo del distribuidor de la consulta, para firmar el contrato, es tan sencillo como facilitarle la entrada al sistema para acceder al documento. Esto se realiza enviando a su correo electrónico los datos de acceso. Ya en el sistema utilizará un código único enviado por SMS  a su móvil  para ejecutar la firma. El proveedor de servicios de confianza nos garantiza la custodia de las evidencias como garantía en caso de necesitarlo en un posible conflicto.

La firma en remoto permite firmar cualquier tipo de documentos. Acuerdos de confidencialidad, acuerdos con proveedores, contratos laborales, autorizaciones, etc.

Esta innovadora forma de crear documento electrónico con valor legal, vinculante para las partes, sin contacto físico se suma a las iniciativas para redefinir procesos y mejorar la eficiencia en las relaciones contractuales en el mundo empresarial.

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Sobre el Autor

Federico Gramage

Federico Gramage

Licenciado en Historia Moderna y Contemporánea por la UAM y Master en Archivos, Gestión de Documentos y Continuidad Digital en la UC3M.

Tiene varias publicaciones sobre la Preservación Digital y actualmente es Profesor del Curso “Gestión documental de archivo y tecnología Cloud para PYMES y autónomos” en SEDIC. Colabora como consultor en proyectos de implantación Sistemas de Gestión de información, Administración Electrónica y Transformación Digital.

Es colaborador en la temática de Innovación y Tecnología.

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