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¿Documentos digitales o documentos digitalizados?

La semana pasada visité a uno de mis clientes y, haciendo un repaso al proceso de selección de proveedores tecnológicos que estudiamos para la adquisición, desarrollo e implantación del gestor documental que se pretendía adquirir para la empresa (finalmente se decidieron por Sharepoint), nos detuvimos en la presentación del producto de uno de los proveedores.

Este, nos ofrecía la posibilidad de incluir los documentos en un gestor documental, previo proceso de escaneo de documentos para después pasarle un Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) que les permitiera indexar y clasificar los documentos automáticamente. Ósea, nos ofrecía una herramienta con capacidad para gestionar y conservar documentos digitalizados.

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Obviamente, esta no fue nuestra elección, porque lo que nosotros buscábamos era una arquitectura/herramienta que nos permitiera gestionar documentos 100% digitales. Esto es, documentos creados en formato digital que van a parar al gestor documental sin pasar por los procesos de impresión y escaneo.

Es entonces, cuando hicimos un inciso, que me dio pie a explicarles, cual es o debe ser la tendencia en cuanto al proceso de digitalización de documentos, muy alineado a la tan mencionada transformación digital o digitalización de procesos en la empresa.

DONDE ESTAMOS

En la actualidad, en las empresas, el escenario habitual es el siguiente: las áreas/departamentos generan documentos en formato .docx, .xlsx….etc, que se imprimen para firmarlos por validación, aprobación, visto bueno…etc y se escanean para compartirlos, recuperarlos, consultarlos y conservarlos (eso si se ha previsto un buen sistema de clasificación) en formato digital.

En realidad, con esta praxis hemos añadido a nuestro proceso habitual de impresión otro más, el de digitalización, que, para colmo, nos obliga a conservar los documentos en dos formatos distintos: papel y electrónico sin tener muy claro, en muchas, muchísimas ocasiones cual es y donde esta nuestro documento original.

Con este modo de proceder, las empresas se están encontrando con los siguientes desafíos:

  • Duplicidad de documentos en distintos formatos: papel/electrónico.
  • Dispersión del almacenamiento de los documentos: los documentos se almacenan y se conservan en las distintas aplicaciones de gestión, en las distintas unidades de red, en las carpetas AZ, en la bandeja de entrada del correo electrónico….
  • Como consecuencia de esta dispersión, a las empresas les cuesta mucho tener una trazabilidad fiable de las tareas realizadas sobre un proceso en concreto.

HACIA DONDE DEBEMOS IR

Es sencillo: a medida que aumente la digitalización de los procesos en la empresa con la implantación de sistemas de información transversales, los documentos que se generen como soporte de su actividad se producirán de forma nativa en formato electrónico, por tanto, las empresas deberán dotarse de mecanismos y herramientas para crear, usar y conservar ese documento en formato 100% electrónico y original, sin pasar por un proceso de impresión y posterior escaneo. Y ¿Qué se necesita?

  • Para crear documentos 100% electrónicos: aplicaciones transversales de negocio, procesadores de texto, sistemas de firma electrónica, sistemas de automatización de flujos de trabajo asociados a documentos.

  • Para usar y conservar documentos 100% electrónicos: herramientas de gestión de documentos con funcionalidades básicas según Moreq2010. Modular requirements for records systems (norma internacional para los proveedores de software de gestión documental y para las aplicaciones de negocio que gestionan los documentos), DoD 5015.02-STD. Electronic records management software applications design criteria standard (estándar americano que fija criterios para desarrollar sistemas de gestión de documentos electrónicos), ISO 16175-2. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica; definición de los procesos (creación, captura, clasificación, acceso, almacenamiento, uso, migración, conversión, disposición) e instrumentos de gestión documental (cuadro de clasificación, esquema de metadatos y calendarios de conservación) según Norma UNE-ISO 15489. Información y documentación: Gestión de Documentos.

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Sobre el Autor

Nani Forte

Nani Forte

Licenciada en Documentación por la Universidad de Granada, experta en herramientas tecnológicas de Gestión Documental y en Análisis y Diseño de Sistemas de Gestión de Documentos por la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), Master en Documentación Audiovisual por la Universidad Carlos III y Programa de Creación de Empresas por la Escuela de Organización Industrial (EOI).

Durante más de 15 años ha prestado servicios de consultoría en dos líneas de actuación: diseño e implantación de modelos de gestión documental en empresas privadas e implantación de administración electrónica en administraciones públicas.

¡Siempre en busca de la excelencia y la mejor solución para sus clientes, le apasiona lo que hace!

Colabora en la temática de Innovación y Tecnología.

Comentarios (2)

  • Cristoffer

    Cristoffer

    23 Mayo 2019 a las 13:21 | #

    Muy buena reflexión para cualquier digitalización. Sin duda, no se trata de hacer lo mismo con otros medios, se trata de mejorar los procesos con herramientas digitales. ¡Enhorabuena Nani!

    Responder

  • Carlos Castillo

    Carlos Castillo

    02 Julio 2019 a las 21:50 | #

    Hola, buen artículo. Esto que describes creo que es una de las diferencias mas importantes entre Office 365 y Google G suite. El primero sigue atado a la "ofimática para imprimir" debido a la complejidad de su Sharepoint y forma de trabajo con las carpetas compartidas. Sin embargo, con Google G suite gracias a los complementos de terceros y su gran facilidad para compartir, editar, firmar online, etc.. es mucho más fácil y sencillo no pasar por la impresión para luego escanear de nuevo. En https://elantia.es ya tenemos varios casos de éxito con Google G Suite en este sentido.

    Responder

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