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Documento electrónico en la digitalización de procesos. El documento electrónico para la Transformación Digital

A cuántos de vosotros os ha ocurrido durante el último año, y especialmente durante estos 6 últimos meses de obligado tránsito hacia la digitalización, que un cliente, un socio, un proveedor, un distribuidor, y lo que es más preocupante, una Entidad Pública, os ha respondido que el documento electrónico lo tenemos volver a enviar en papel. Incluso por triplicado.

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A que sí. A muchos nos sorprende; otros lo entendéis porque ya habéis iniciado el camino de la digitalización de los procesos. Pero otros estáis todavía dudosos de iniciar el camino. Diariamente estamos utilizando documentos como evidencias de la actividad en nuestros procesos de negocio, facturas, informes técnicos, contratos, acuerdos de servicios, presupuestos, ofertas, registros de calidad, análisis,...

Todos estos documentos los generamos con medios electrónicos, con nuestros programas informáticos. Pero, si lo que queremos es que nuestro documento tenga validez legal garantizando la autenticidad del documento, necesitamos utilizar la firma electrónica y un sello de tiempo.

Hemos hablado ya sobre los Sistemas de Gestión Documental; las ventajas de crear los instrumentos documentales que nos ayudarán a ser más eficientes en nuestro negocio a mejorar la calidad de los procesos. Sin embargo, estos sistemas de gestión documental gestionan tanto documentos en papel como electrónicos. Sólo cuando afrontamos transformación digital, cuando digitalizamos los procesos nos encontramos de frente con el documento electrónico.

Sin embargo, aún quedan dudas sobre el documento electrónico, suficientes para que aún nos aferremos al papel. Un documento electrónico es "el documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente” (Cruz Mundet, 2011)

Los tres elementos principales del documento electrónico son:

  • El contenido: Vemos que, a diferencia del soporte tradicional, el contenido es posible separarlo del medio. La información que contiene el documento estará codificada en un formato determinado que, dependiendo si es propietario o no, o de si disponemos o no del software para leerlo, tendremos documentos legibles o no. No será lo mismo la factura en formato FACTURAE, que en Pdf, como tampoco será lo mismo un contrato en formato .docx, .odt, .xml ó pdf.
  • Metadatos: Es lo que nos permitirá su identificación. Nos permitirán obtener la información del contexto recogiendo toda la información del momento de creación, autor, estructura, el uso que se le ha dado. Será un elemento clave para la conservación y preservación de los documentos electrónicos, que trataremos en entradas posteriores.
  • Firma electrónica: La firma electrónica, junto con el sellado de tiempo nos permitirán garantizar la integridad, autenticidad y fiabilidad del documento electrónico.

La firma electrónica es imprescindible para crear documentos electrónicos porque nos permite identificar al firmante. Bien sea un responsable técnico que nos emite un informe, un responsable de compras que autoriza un gasto o un responsable de calidad que genera registros de control. También porque asegura la integridad. Garantiza que no se ha modificado desde su creación. Y por último, porque asegura el no repudio, mediante la generación de unos datos únicos que impiden que el firmante niegue haberlo firmado.

Dependiendo del uso que le vamos a dar a los documentos electrónicos tendremos que garantizar alguno de estos valores. Y para ellos utilizaremos un tipo de firma diferente, según la clasificación de la Ley 59/2003, de firma electrónica en su artículo 3:

  • Firma electrónica: Conjunto de datos en forma electrónica que pueden ser utilizados para identificar al firmante.
  • Firma electrónica avanzada: firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida: firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

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Los elementos principales que nos debe facilitar nuestro proveedor para generar documentos electrónicos con valor probatorio serán los siguientes: En primer lugar, el sistema que nos permita generar la firma de forma segura y bajo nuestro control. En segundo lugar, un certificado digital, que será un fichero o información digital que identifica a un usuario o a la entidad que vaya a firmar lo documentos. Estos certificados los emiten los Prestadores de Servicios de Certificación.

Y por último necesitamos el Sello de tiempo. El concepto de “sellado de tiempo” o timestamping, es un mecanismo que permite demostrar que un documento electrónico se ha firmado y no ha sido alterados en una fecha y hora concretos. Al igual que existen las Autoridades de Certificación (CA) que nos emiten los Certificados Digitales, también se necesita una Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA).

Y para acabar de resolver las dudas sobre la gestión de documentos electrónicos hablaremos la próxima vez de cómo, dónde y cuanto tiempo tenemos que conservar los documentos, como custodiarlos y preservarlos sin perder su valor.

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Sobre el Autor

Federico Gramage

Federico Gramage

Licenciado en Historia Moderna y Contemporánea por la UAM y Master en Archivos, Gestión de Documentos y Continuidad Digital en la UC3M.

Tiene varias publicaciones sobre la Preservación Digital y actualmente es Profesor del Curso “Gestión documental de archivo y tecnología Cloud para PYMES y autónomos” en SEDIC. Colabora como consultor en proyectos de implantación Sistemas de Gestión de información, Administración Electrónica y Transformación Digital.

Es colaborador en la temática de Innovación y Tecnología.




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