Claves de la Gestión Documental para la Transformación Digital

Recientemente se ha publicado el lanzamiento del Kit Digital para el impulso de la trasformación digital, ayudando a las PYMES en la adopción de soluciones digitales que aumenten su nivel de madurez digital. Las ayudas les permitirán usar las TIC para mejorar o agilizar los procesos del negocio, adoptando iniciativas digitales y tecnológicas que les permitirán alcanzar los objetivos de la empresa. La adopción de herramientas digitales para la gestión documental debe alinearse con estos objetivos.

Como ya venimos publicando, cualquier plan enfocado en la transformación digital debe incluir la implantación de sistemas de gestión documental. Los datos y documentos son el activo más valioso en las empresas, y su adecuada gestión debe adecuarse a los retos de la transformación digital actuales. Como comenta Miguel Castro, director general de Entelgy, la digitalización pasa por automatizar las tareas y los procesos, por aprovechar el potencial de los datos que crea nuestro negocio y las nuevas estrategias de ciberseguridad.

Las claves para alinear la Gestión Documental de forma transversal dentro de los planes de transformación digital se pueden englobar en los siguientes apartados:

• Gestión de la seguridad. La gran cantidad de información que generan los procesos de negocio a menudo suponen un riesgo importante para la seguridad de la información. Bien por incumplimiento de obligaciones legales de protección de datos exigidas por normativas como el GDPR, bien por suponer un riesgo de competitividad al superar las barreras de confidencialidad. Un Sistema de Gestión documental permite controlar esta seguridad mediante las políticas de acceso, localización y recuperación de la información según los niveles de criticidad de cada documento.
• Cloud Computing. El uso de la nube para la gestión documental permite un uso práctico y bajo demanda práctica y bajo demanda de cualquier documento de la empresa. El suministro e implantación es rápido y requiere una mínima gestión o interacción con el proveedor. Esta facilidad en el suministro no implica que mermen las capacidades de un SGD local. Al contrario, se facilita la seguridad con políticas automáticas de copias de seguridad y preservación, control de acceso, auditorías y trazabilidad que facilitan el cumplimiento normativo. 

Es aconsejable tener en cuenta las consideraciones recogidas en el informe UNE-ISO/TR 22428-1:2021 que orientan a las empresas para la contratación servicios de gestión documental en la nube, sobre todo para seleccionar un modelo adecuado y para conocer los riesgos antes de su adquisición.

• Interoperabilidad y transversalidad. Es imprescindible que los diferentes sistemas de gestión del negocio se integren con el gestor documental para crear un entorno trabajo moderno conectando sin problemas el contenido con el negocio. El Gestor Documental, como sistema transversal debe poder integrase para compartir la información con cualquier proceso de negocio: Gestión Comercial, Comunicación, Soporte, Almacenamiento, Producción, Entrega, etc.

El gestor documental debe servir la información necesaria en la aplicación de negocio facilitando su disponibilidad según las reglas definidas de forma centralizada a lo largo del ciclo de vida de la información, desde la captura, hasta el archivo y eliminación.

• Gobierno del dato. No cabe duda que el dato es el protagonista de la transformación digital. Como activo documental es imprescindible habilitar la explotación de los datos garantizando su fiabilidad, para la toma de decisiones, a través de la minería de texto, el procesamiento de big data y la generación de informe. Los sistemas de gestión documental permiten afrontar la creciente necesidad de las empresas de gestionar más datos y menos documentos. El reto actual es la disponibilidad de datos rápidamente y en cualquier lugar; más que el procesamiento de datos que ya se viene haciendo desde hace tiempo.
• Movilidad. La necesidad del teletrabajo implantado cada vez más en las empresas, ha visibilizado las ventajas de los sistemas de gestión documental. Las funcionalidades de colaboración, edición compartida, control de versiones, clasificación documental, etc., permiten a las empresas adaptarse a las necesidades del teletrabajo. Las capacidades de difusión y publicación de la información aumentan, permitiendo el acceso a cualquier trabajador a los activos de información desde cualquier dispositivo y lugar según la política de acceso definida.
• Robotización del trabajo. Los sistemas de gestión documental permiten robotizar el trabajo con la automatización de los procesos documentales. Gracias al machine learning y las capacidades de la inteligencia artificial, es posible definir aprobaciones de gastos, automatizar la clasificación y recepción de información, transcripción y traducción automática, e incluso compartir y publicar documentos. Todo esto gracias a la incorporación de algoritmos que reducen la actuación manual.

La gestión documental permite a las empresas afrontar el reto de la digitalización. Se integra con otras aplicaciones de negocio. Unifica la información y automatiza de manera inteligente los procesos de negocio para permitir que la información fluya sin esfuerzo y de forma segura, a través de las aplicaciones. Permiten a las empresas mantener el impulso en medio de los desafíos de acceso a la información, continuidad de procesos, colaboración y gobernabilidad.