Aspectos a tener en cuenta para implementar un Sistema de Gestión Documental

Si leísteis mi última entrada y os habéis propuesto llevar a cabo la transición del uso del papel al soporte electrónico con el objetivo de mejorar en eficacia y eficiencia organizativa en vuestra empresa y estandarizar el modo de trabajar con los documentos, es muy probable que os estéis preguntando ¿por dónde empiezo? ¿cómo lo hago?

Pues bien, hoy os voy a detallar algunos de los aspectos que, sí o sí, se deben tener en cuenta al iniciar un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental.

Delimitar el alcance del proyecto

Tras un análisis del contexto de la organización, debemos tener la capacidad suficiente para detectar los problemas que imposibilitan una adecuada gestión documental y plantear las posibles propuestas de actuación para solucionar dichos problemas.

En esta fase es muy importante definir el alcance del proyecto, que podría estar delimitado, o bien, por la implantación de una herramienta ECM, o bien, por una visión global en la que la gestión documental debería tenerse en cuenta en las decisiones de la organización que estén relacionadas con documentación que debe conservarse. Esta definición delimitará, de forma exacta, la implementación del proyecto y su consecución marcará la finalización con éxito de este.

Diseñar el Sistema de Gestión Documental

Dado que este diseño debe crear una manera estándar de trabajar con los documentos, se deberán tener en cuenta las siguientes cuestiones:

1. Identificar los documentos que deberá gestionar el sistema, es decir, los tipos de documentos o evidencias que mantendrá el sistema de gestión documental y el soporte o formato de estos. Por ejemplo, documentos en papel, documentos electrónicos (documentos ofimáticos, correos electrónicos…etc.).

2. Elaborar los instrumentos de gestión documental. Son fundamentales, imprescindibles, indispensables, obligatorios, necesarios para poder crear, gestionar y controlar documentos que evidencien las actividades de la organización:

• Esquema de metadatos: es el instrumento que sirve para la descripción del contexto, contenido y estructura de los documentos en el entorno del gestor documental. Como tales, los metadatos son información estructurada o semiestructurada, que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los objetos de información a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean gestionan, mantienen y utilizan.
• Cuadro de clasificación: es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una organización que permite la identificación y la agrupación física e intelectual de la documentación corporativa.
• Reglas y permisos de acceso: instrumento que regula el acceso a los documentos.
• Calendarios de conservación: instrumento que se desarrolla sobre la base del cuadro de clasificación. Identifica las series documentales, determina los plazos de conservación, establece la acción de disposición (conservación, transferencia, eliminación o migración) y su accesibilidad.

3. Identificar y definir los procesos de gestión documental. Con esto lo que se busca es conseguir la normalización de cara a que se puedan repetir posteriormente las mismas acciones que faciliten la creación, captura y gestión de los documentos.

Existen varias clasificaciones de los procesos documentales. Os dejo, como ejemplo, los especificados en la norma UNE ISO 15489 Información y Documentación. Gestión de Documentos: Identificación y valoración, creación de documentos, captura de documentos, clasificación e indización, control de acceso, almacenamiento de documentos, uso y reutilización, migración y conversión y disposición.

*Los procesos de gestión documental implican el uso de los instrumentos de gestión documental y en cada uno de ellos se aplican distintos metadatos.

Definir las funcionalidades básicas de la aplicación de gestión documental. En este punto debemos definir las funcionalidades alineadas con la realidad de la organización teniendo en cuenta lo que queremos conseguir. Algunos ejemplos de funcionalidades son las relacionadas con la captura de documentos (digitalización, OCR, formularios electrónicos), clasificación de documentos, búsquedas, historial de versiones, control de cambios y versionado de documentos, definición de calendarios de conservación…etc.

*La gestión de documentos electrónicos siempre se apoya en un sistema de gestión documental.

Definir responsabilidades directivas y operativas sobre la gestión de los documentos electrónicos y aplicarlas a todo el personal de la organización.

*La experiencia dice: donde no hay personas que lideren los proyectos, no hay proyecto.

Planificar el proceso de implantación

Este último aspecto, que no deja de tener menos importancia por ser el último, es el de planificar el proceso de implantación que cuente, entre otros aspectos más específicos, con un programa de gestión del cambio mediante la comunicación y la formación a los distintos niveles de usuarios, para que adquieran las competencias necesarias que faciliten a los usuarios la creación, clasificación y control de los documentos.

*Esta regla nunca falla: A mayor implicación de los usuarios mayor porcentaje de éxito en la implantación del sistema.