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¿Qué hacemos con las facturas digitales?

Paulatinamente, con el avance de la tecnología, se ha ido extendiendo durante los últimos años el uso de las facturas electrónicas en el mundo de las PYMES, tanto para las emitidas como para las recibidas. Impulsado por el Gobierno, desde 2015 se instauró su uso obligatorio para las relaciones con la Administración Pública y entre las grandes empresas.

No cabe duda de que es el futuro hacia el que nos dirigimos, que terminará afectando a la pequeña y mediana empresa más pronto que tarde, y que las ventajas son conocidas por todos:  Mejora del medio ambiente, ahorro de costes, mejora de la eficiencia y competitividad, eliminación de espacios de almacenaje, etc…

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En el momento en que nos encontramos actualmente, existen bastantes dudas y confusión en las pequeñas empresas acerca del uso y gestión de las facturas recibidas, por lo que debemos refrescar lo reseñado en el artículo 8 del Reglamento de facturación, que señala:

  1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
  1. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura. La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.
  1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.”.

Aparejado a esto, el siguiente artículo del citado reglamento establece que, en particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido quedará garantizado por alguna de las siguientes formas:

  1. Mediante firma electrónica avanzada
  2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI)
  3. Mediante otros medios comunicados y validados previamente por la AEAT.

Ante este panorama, en el día a día de la empresa, nos encontramos que nuestro proveedor nos ha enviado una factura en PDF, creada en su programa de gestión, o incluso generada en papel, que él mismo ha escaneado manualmente y enviado por email, y automáticamente nos preguntamos ¿Esto es válido ante una inspección como gastos deducible?

Pues bien, una reciente consulta vinculante de la AEAT ha aclarado, para alegría de los sufridos contribuyentes, que una factura en PDF recibida por email, incluso aunque hubiera sido originalmente emitida en papel y escaneada por el proveedor, se considera factura electrónica, por el simple hecho de haber sido recibida electrónicamente, y es perfectamente válida a efectos de su deducción como gasto, así como de sus correspondientes cuotas de IVA o IGIC.

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Ahora bien, una factura recibida en papel que posteriormente se digitaliza en la empresa para su conservación no es válida como factura electrónica. Esto significa que, en estos casos, el papel hay que conservarlo, para demostrar su autenticidad ante una posible inspección.

La consulta deja en el aire, y a instancias de la empresa, el modo de conservación de las facturas que hemos recibido de forma electrónica y decidido imprimir para conservar en papel (de forma poco ecológica y eficiente) Difícilmente se podrá probar la autenticidad de un documento impreso si no se guarda el fichero original recibido, teniendo que acudir a otros medios válidos en derecho para probar la autenticidad de la misma, que podrían ser no aceptados por el inspector.

Y llegados a este punto, y habiendo sentado el precedente de la importancia de ese ficherito PDF que inunda nuestros correos, y que llega a veces por el móvil, la tablet o el ordenador, quiero recalcar el principal motivo del presente artículo.    No existe en la gran mayoría de las PYMES un sistema o proceso de archivo que permita guardar de forma eficaz, segura y ordenada, las facturas que se reciben.  

Cuando todas las facturas se recibían en papel, aunque fuera por diferentes vías y lugares, era más sencillo, con un mínimo de organización, que llegaran a su destino (departamento de contabilidad, asesoría, archivo, administración, etc..) porque el papel “molestaba” en la mesa, en el coche o en la carpeta y constantemente te recordaba que ese no era su lugar apropiado.

Sin embargo, una factura recibida por correo en el móvil, si no existe en la empresa o en el autónomo un sistema que le permita su inmediato archivo, pronto quedará en el olvido, sepultada por los siguientes correos electrónicos que sigan entrando, y ya no “molestará” más.

El problema lo tendremos cuando haya que justificar ante una comprobación rutinaria, con un plazo de 10 días, los gastos de la renta o el impuesto de sociedades de hace 4 años, ¿Pensamos que el proveedor nos está guardando nuestras facturas? ¿Y si ha cerrado, o se ha jubilado, o ya no tenemos relación comercial con ellos?  Bueno, siempre tenemos la tranquilidad que nuestro ordenador portátil o teléfono móvil estará ahí para siempre, con nosotros, para recuperarlo ¿O no?

Quiero animar a los lectores a tomar un poco del preciado tiempo que no abunda, para a establecer un sencillo proceso a seguir en el momento de recibir una factura electrónica, por el medio que sea.  Si no se dispone de un ordenador con sistema de backup que permita guardarlas de forma segura, existen diversas aplicaciones en la nube que permiten acceder desde cualquier parte que, aunque no lo parezca,  son mas seguras y fiables que cualquier ordenador de los que usualmente se utilizan en la pequeña empresa.

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Sobre el Autor

Marcos Delgado

Marcos Delgado

Socio Fundador de INTEGRA7- Grupo Asesoría Integral, abogado y asesor fiscal con más de 25 años de experiencia. Es secretario general de la Asociación de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios de la Provincia de Santa Cruz de Tenerife desde 1993,  y de la delegación Canaria de la Asociación Española de Asesores Financieros y Tributarios.

Su inquietud empresarial le ha llevado a formar parte de la administración de empresas de variados sectores, y desarrollado para las mismas planes de expansión internacional en el Continente Americano. Tiene amplia experiencia en gestión de los tributos e incentivos del régimen económico y fiscal de Canarias.

Colabora dentro de la temática de Finanzas y Fiscalidad.

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