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Mi negocio crece: y ¿el control interno?

El control interno nunca viene mal en una Sociedad, sobre todo en las que carecen de procedimientos fijados y análisis de áreas de riesgo, por ende, suele ser en la pequeña empresa.

El empresario lleva todo, pagos, cobros, control de todos los gastos y facturas, control de salarios, y todo lo relacionado con la gestión de la empresa. La empresa al ser pequeña nos creemos que "está controlada", ya que, son una o varias personas que llevan el negocio, solo pueden firmar los pagos ellos, las nóminas ellos, etc.

Este post va encaminado sobre todo a la PYME, en crecimiento y que con el tiempo va generando mucho movimiento, elevado número de referencias, crecimiento en el número de centros de trabajo, empleados,…

Una cosa es como decíamos en párrafos anteriores que tengamos pocas referencias, que todos los cobros y ventas los revise el empresario, que los sueldos los ponga el empresario y los tenga bajo control por ser una plantilla pequeña a que tengamos una PYME en crecimiento continuo, ya con una plantilla media de más de 20-30 empleados, donde ya tengamos las figuras de comerciales, administrativos, etc… la situación donde ya todo no puede hacerlo el empresario.

Sobra decir, que los procedimientos de control interno no son para ir contra nadie ni para desconfiar de nadie, son para evitar riesgos en la continuidad del negocio.

Comentaré algunas ideas que pueden ayudar y tampoco me quiero extender en un tema que de por sí es extenso, pero si dejar ideas que luego ya cada uno las pueda adaptar a su negocio:

¿Tenemos Política Salarial?

Tener un listado con los salarios del personal y cada 3 meses revisar que el importe de la nómina a firmar para el pago coincide con los gastos de personal que tenemos: no solo firmar el pago, también revisar que se paga lo estipulado a cada persona:

  1. a) las asesorías también se equivocan.
  2. b) el encargado/a se puede equivocar al pasar una modificación de un salario, de un variable...
  3. c) un empleado con poderes se puede subir el salario sin que nos demos cuenta.
  4. d) Con los bonus es importante establecer una política salarial, no es lo mismo que la empresa vaya bien y cumpliendo sus objetivos a que no los cumpla.
  5. e) El comercial no debe cobrar bonus por las ventas si estas son a morosos o a empresas donde es imposible realizar el cobro, vender puede ser difícil, pero cobrar es más y es lo importante para la empresa.
  6. f) Tener establecida una política de los gastos de empresa para que no se nos desvíen demasiado: dietas, comidas, etc.
  7. g) Anticipos de nómina: ¿Se descuentan en la nómina los anticipos del mes entregados?? Tener un control sobre los anticipos que nos han solicitado.

¿Tenemos Política de Compras?

¿Tenemos contratos fijados? ¿alguien revisa que los precios que nos han cobrado sean los que tenemos pactados? ¿y las condiciones de pago?

A parte de tener el control de firmar todos los pagos debemos asegurarnos de que esa factura llega revisada por alguien de la empresa, dejando mediante alguna marca que ha sido revisada y que está acorde a los acuerdos y precios estipulados.

Fundamental que la persona que revisa sea diferente a la que ejecuta los pagos, así hay segregación de funciones, y es más fácil pagar de más si no soy revisado y ejecuto el pago.

¿Todo lo que compro entra en el almacén? ¿o estoy firmando un pago de una compra ficticia? Es importante que la factura o albarán esté visada por alguien del almacén y se adjunte a la factura definitiva que estará revisada en los precios por alguien de compras, mayor seguridad y mayor segregación.

¿Tenemos Política de Ventas?

Al menos establecer una política de precios, de descuentos, de rappels, de crédito por cliente, así los comerciales no podrán hacer más descuento del porcentaje establecido y tendrán que justificar el por qué de cada descuento que no sea el habitual por el volumen de compra.

¿El comercial se preocupa de cobrar a tiempo o solo de vender y vender?, ¿quién autoriza el aumento de crédito a un cliente?

¿Se ha revisado que lo introducido en el pedido es lo que sale en el albarán y que la factura de venta tenga esas cantidades y precios de venta estipulados con ese cliente?  ¿ha sido revisado por diferentes personas?

¿Hacemos inventarios periódicos en almacén y en tiendas?

¿Los inventarios los hacen las mismas personas que custodian las mercancías? el mismo personal que está en la tienda? los hacemos presenciales? o por teléfono?

¿Hacemos inventarios cada mes? ¿o solo cada año? ¿existen diferencias y son analizadas?

¿Tesorería?

¿Quién autoriza los pagos, tenemos firmas solidarias? ¿o mancomunadas?

¿Existe política para pagos de más de 3.000 euros o para pagos de más de 10.000 euros, etc.?

¿Alguien hace las conciliaciones bancarias? ¿y otro las revisa? ¿se deja constancia? ¿todos los apuntes de los extractos tienen su justificante?

Sobre este tema podríamos hablar mucho más, ¿alguna idea o aportación?

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Sobre el Autor

Gonzalo Ascanio

Gonzalo Ascanio

Con más de doce años de experiencia en auditoría, y sólidos conocimientos en consolidación de balances, coordina varios equipos y proyectos de auditoría de diferentes sectores, asignando tareas, recursos y responsabilidades.Por otro lado está implicado en proyectos de revisión de control interno y de auditoría interna de las empresas, emitiendo cartas con recomendaciones sobre el control interno.

Destaca también en la realización de trabajos de procedimientos acordados, incluyendo revisiones contables e informes de covenants así como acciones de formación externa e interna.

Colabora dentro de la temática de Finanzas y Fiscalidad. 

 

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