Si controlamos todos los procesos, ¿por qué no la flota de vehículos?

La necesidad de gestionar eficientemente los recursos es incuestionable. Así que lo siguiente que hay que preguntarse es…¿si lo sabemos, por qué no lo hacemos en todos los ámbitos de la empresa?

Controlamos los gastos, hacemos seguimiento de los resultados del equipo humano, supervisamos procesos, pero quedan aspectos que pudiéndose gestionar mejor, no los incluimos. Es el caso de la gestión de la flota de vehículos de la empresa.

Cometemos el error de pensar que este tema sólo afecta a las grandes compañías que tienen un elevado número de vehículos. Pero no es así. Cualquier empresa, por pequeña que sea, incluso si sólo cuenta con dos vehículos, puede beneficiarse de las funcionalidades de una herramienta que le ayude a gestionar su flota.

Desde la perspectiva que nos da el haber trabajado muchos años en el sector del renting de vehículos, tenemos meridianamente claro que sin un control de la flota, se nos escaparían decenas de datos que debemos controlar para que nuestros vehículos tengan el necesario seguimiento para su correcto uso. Por eso, basándonos en nuestra historia empresarial, queremos compartir con otros empresarios los motivos por los que deben interesarse por contar con una herramienta que centralice todos los datos.

Existen herramientas específicas para el control de la flota, que ayudan a hacer el seguimiento de cada uno de los vehículos en base a nuestra experiencia.

Se trata de programas informáticos que, de forma centralizada, permiten conocer al detalle los datos de los coches de un simple vistazo. Además, se pueden activar avisos para que comunique cuándo está cerca de vencer algún plazo como los seguros o la siguiente revisión. Incluso se puede saber en qué lugar está cada vehículo, en tiempo real, gracias a la implementación de la geolocalización por GPS.

La utilización de estas herramientas repercute en los buenos resultados de las compañías. De entrada, hay un ahorro importante en el tiempo que dedican los empleados para comprobar los registros. Es más, estos programas están diseñados por profesionales que se dedican a la gestión de flotas. Lo elaboran según su experiencia y con conocimientos de qué es lo que funciona y qué no, fundamentado siempre en situaciones reales que ya conocen. Con ello, los equipos pasan de gestionar la flota “a su manera” a hacerlo como lo harían los expertos.

Por otro lado, al tener los datos informatizados son más accesibles y con ello, también se ahorra dinero. La información se muestra agrupada en una misma aplicación y permite que toda la cadena de producción esté informada del estado del vehículo, facilitando una mejor comunicación entre departamentos y con el propio usuario del coche.

En definitiva, gestionar la flota con una plataforma informática que unifique los datos, le permitirá al empresario un mayor control del gasto y tener la información centralizada siempre a mano, en tiempo real.

Sabemos que no es fácil implementar una solución informática. La rutina a la que estamos acostumbrados se suele traducir en una resistencia al cambio, al famoso argumento de “siempre se ha hecho así”.  Hay que ser consciente de la importancia de tener un programa que te ayude a gestionar los datos. Se ahorra en personal y minimiza costes fijos. De hecho, todo está inventado. Se trata de que la empresa, si quiere mejorar en su eficiencia, incorpore las herramientas necesarias que ya existen en el mercado, para lograrlo.