¿Qué cómo me desburocratizaría yo?

Propuestas para mejorar la gestión interna y externa de las Administraciones Publicas. ¿Cómo ser más eficientes y desburocratizarnos cumpliendo con la legalidad?

Recientemente publicaba un artículo “El doble muro de las Administraciones Publicas: la  burocracia externa y la burocracia interna” en el que se evidenciaba como los controles de legalidad, los trámites internos, la atomización de competencias, los órganos externos de control, las diferentes y variadas interpretaciones de la norma (tantas como personas participan en la tramitación del expediente), las continuas actualizaciones e interpretaciones de la  normativa, propias y por sentencia judicial, hacen que moverse dentro de las AAPP sea  un gran laberinto insospechado con resultados inciertos desde que se empieza hasta que concluye en un procedimiento publicado en el boletín, donde en la mayoría de los casos es imposible manejar los plazos.

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Pecamos de un exceso de burocracia, palabra que hoy tiene una gran connotación negativa y que hace referencia a una gestión ineficiente, compleja, plagada de obstáculos, plazos que se bifurcan y se hacen interminables, formalidades innecesarias, etc., dificultando la realización de los trámites por parte de la ciudadanía y también de las personas que trabajan en la AAPP.

Es por ello, que hay que desburocratizar la actividad administrativa, es decir, eliminar los obstáculos innecesarios para facilitar tanto la labor interna de las personas empleadas públicas, como la relación de la Administración con la ciudadanía y las empresas. Algo que impacta directamente en la eficacia en la gestión de las acciones de gobierno.  

Tenemos que velar para garantizar la igualdad y la legalidad, pero también tenemos que ser capaces de conseguir mejorar la eficacia y la eficiencia. Tenemos que desburocratizarnos externa, pero también internamente, y ya que somos tan legalistas cumplir con el artículo 103. 1 de nuestra Constitución, (ahora que está tan de moda invocarla), en el que establece que la Administración Pública actúa de acuerdo con los principios y subrayo el de eficacia.

¿Y cómo me desburocratizaría yo?

Pues últimamente se han dado pasos en esta dirección, muchas Comunidades Autónomas han replicado en su marco competencial la inactiva para la gestión de los fondos europeos que inició el Gobierno de España con la aprobación del Real Decreto-ley 36/2020, de 30 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la modernización de la Administración Pública y para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

Con reformas normativas de carácter horizontal que permiten una mejora de la agilidad en la puesta en marcha de los proyectos, con medidas como tramitación de urgencia, reducción de plazos e informes y dictámenes preceptivos (la ciudadanía desconoce cuánto puede alargarse un procedimiento con esto), modelos para los pliegos (la contratación se ha convertido en una autentico suplicio con fines inciertos), bases y convocatorias en un mismo trámite, subvenciones de concurrencia no competitiva que no requieran de valoración comparativa con otras propuestas, se podrán dictar sucesivas resoluciones, exclusiones para el registro de conveníos… 

Todo esto supone un gran paso, y a la vez es un reconocimiento e identificación por parte de las administraciones de algunos cuellos de botella, pero ¿Por qué sólo para los fondos europeos? ¿No se merece esto la gestión de fondos propios? ¿Y para otros trámites como son las licencias, los registro, etc.?

Tenemos que dar otro impulso y por ello tenemos que alzar la voz los que trabajamos dentro y conocemos donde están las ineficiencias, debemos listar y evidenciar nuestras a veces absurdas actuaciones, identificar otros grandes cuellos de botella, analizar, clasificar y realizar propuestas que mejoren los procedimientos administrativos, tanto en la reducción de cargas para la ciudadanía, empresas y organismos como en la agilización de los trámites internos propios de la Administración Pública. 

Tenemos que actuar en varios frentes, en la simplificación normativa, para reducir la complejidad de las normas jurídicas. la simplificación orgánica, con el objetivo de mejorar la estructura de las organizaciones públicas, la redistribución de las cargas de trabajo entre órganos y las simplificaciones procedimentales, orientada a la reducción tanto de trámites como del número de procedimientos administrativos. Tenemos que ver primero la necesidad del procediendo, si el procedimiento podría eliminarse o integrarse en otro procedimiento de la misma familia eliminando singularidades que puedan resultar injustificadas, esto a su vez puede requerir la modificación de la norma reguladora del mismo.

Es imprescindible racionalizar las cargas de trabajo, al analizar el procedimiento seguro que se detectarán ineficiencias en la tramitación tales como acumulación de tareas en determinadas unidades o personas, reenvíos de información y documentación por registros internos y externos prescindibles, redundancias en los controles (sobre esto tenemos mucho que decir los que hemos gestionado fondos europeos), etc...

Para estos casos resulta adecuado tomar medidas tales como: encomienda de funciones a otras entidades, automatizar procedimientos a través de actuaciones administrativas automatizadas, posibilidad de sustituir informes por visados. Revisión de trámites procurando eliminar eventuales redundancias y trámites innecesarios. Establecer procedimientos y trámites proporcionales al objeto. Continuar con la senda de la intermediación de datos en vez de solicitar documentos.  Reforzar los controles a posteriori en relación con la eliminación de acreditaciones previas de requisitos. (tanto externa como internamente)

Sería ideal tener un Plan de Acción adecuado que garantice el éxito en la desburocratización, pero a veces tenemos falta de hoja de ruta establecida, falta  de involucración política, falta de liderazgo ante la falta de una dirección pública profesional  y ante todo, una resistencia al cambio de los empleados públicos, Porque no nos olvidemos que todas las personas que trabajamos en las AAPP y queremos mejorar su gestión sabemos que buena parte del entramado burocrático obedece en estos momentos más a resistencias culturales que a un proceso garantista. 

Quizás nos ayudaría también el fortalecimiento de la gestión electrónica, pero de esto, que hasta ahora ha tenido sus luces y sus sombras hablare otro día. 

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Sobre el Autor

Maite Covisa Rubia

Maite Covisa Rubia

Directiva Pública Profesional, funcionaria de carrera, pertenece al Cuerpo Superior de Administradores Civiles del Estado, Inspectora de Servicios, Máster en Comunicación de las Administraciones Públicas y mentora en habilidades directivas y de liderazgo.

En la actualidad Jefa de Servicios de Atención Ciudadana en la Dirección de Modernización del Cabildo Insular de Tenerife, socia de Mujeres en el Sector Público  y Vicepresidenta de la Asociación Canaria por la Dirección Pública Profesional.

Ha desempeñado puestos directivos y predirectivos en tres grandes áreas: el Empleo con la gestión de subvenciones y Fondos Europeos, como Directora provincial del INEM y Subdirectora en el Servicio Canario de Empleo; los Recursos Humanos, fue Directora General de Personal en Educación; y la Modernización e Innovación, como Inspectora y Consultora de Servicios y en los diferentes Planes de Modernización en los que ha participado. Con una amplia experiencia en dirección de equipos y en proyectos de alto impacto.

Profesora, colaboradora y ponente en distintas Instituciones, Jornadas y Congresos en las tres grandes áreas de su especialización (empleo, subvenciones, Fondos Europeos, RRHH y la calidad y modernización de las Administraciones Públicas, incluyendo digitalización de las AAPP, la simplificación, la dirección por objetivos, la evaluación de las políticas públicas y la comunicación)

La permanente búsqueda de la mejora del funcionamiento de la administración y de la atención a la ciudadanía han sido y son su brújula.

Colabora en la temática de Calidad.

Comentarios (2)

  • Miryam

    Miryam

    22 Marzo 2022 a las 17:30 | #

    Genial Maite! Gracias por compartir.
    Si existe un concenso en los puntos débiles y las rutas de mejora, como bien señalas, están marcadas... entonces ¿qué falta? ¿Por qué transcurren los años sin acometer verdaderos cambios? Para mí la respuesta es siempre la misma PERSONAS, PERSONAS, PERSONAS...
    Qué bueno el aire fresco que aportas y qué bien saber que eres una de esas PERSONAS que suman.

    Responder

  • Maite Covisa

    Maite Covisa

    23 Marzo 2022 a las 17:37 | #

    Muchas gracias por tu comentario. Efectivamente las posibilidades de cambio están en manos de las personas y sobre todo le las que lideran los equipos, para que la desburocratización sea posible .

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