Medir para decidir.

Hasta ahora he dado algunas pautas sobre cómo enfocar un análisis de contexto y, en mi último artículo, hablamos de los procesos y sobre cómo poder componer un buen mapa de procesos en una organización. Además, ya habíamos hablado sobre la nueva serie de normas de calidad y hoy me había comprometido a hablar de herramientas de medición, así que eso intentaré hacer.

Lo cierto es que es muy habitual que en las empresas, especialmente en las pymes, algunas decisiones se tomen basadas en aquello de “yo pienso”, “yo intuyo” y “yo creo que”, estas tomas de decisión se basan en impulsos emocionales, no siempre racionales y que más a menudo de lo que debería obedecen a una situación de estrés en las organizaciones, aspecto que impide tomar decisiones basadas en hechos objetivos y, por tanto, se sustentan en la subjetividad del jefe y su opinión (personal), que con más o menos fundamento y a pesar de ser el jefe, sigue siendo una opinión personal.

Cualquier decisión basada en la subjetividad corre el riesgo de caer en el error, pues las opiniones personales son sólo eso, la percepción de un individuo que prevalece sobre aspectos fundamentados e irrebatibles y, además, implica asumir riesgos innecesarios por la falta de información y análisis en las mismas. Por tanto, hemos de evitar (por mucho que suponga un esfuerzo) tomar decisiones basadas en la subjetividad y optar por buscar las mejores fórmulas para ello.

Si queremos evaluar de forma solvente nuestra pyme, la mejor manera de hacerlo es medir todo aquello que hacemos y que supone un factor clave o relevante para nuestra empresa que, además, nos va a aportar valor añadido y que por tanto tendrá connotaciones positivas para nosotros.

En nuestro ámbito personal ya medimos muchos parámetros; aquellos que consideramos importantes para nuestra vida cotidiana, como por ejemplo los gastos que tenemos frente a los ingresos generados o los consumos relativos al hogar, como el agua o la luz. Medimos estos parámetros porque necesitamos información fiable para gestionar nuestras vidas y lo hacemos soportados en datos objetivos.

En el ámbito profesional no debe ser menos, una vez identificados nuestros procesos, tenemos que ser capaces de definir indicadores de medida que nos permitan comprobar que nuestra forma de trabajar y las actividades que llevamos a cabo en el día a día son eficaces.

Lo primero que debemos hacer es definir el indicador y una clara descripción del mismo que explique qué vamos a medir y con qué finalidad.

Lo segundo que habría que hacer es analizar los valores y series históricas, pues con ello obtendremos datos (valores) de referencia, y esto nos permitirá saber desde dónde partimos.

En tercer lugar, hemos de estudiar cómo vamos a medir este indicador y la fórmula matemática que usaremos si es que procede.

El cuarto paso consistirá en dar fiabilidad a ese indicador, y es por ello que lo que haremos será determinar las fuentes de información y las herramientas que sustentarán la recogida de los datos.

Si ya tenemos esto, el quinto paso que vamos a dar es asignar responsabilidades para hacer un adecuado seguimiento y análisis de esos datos.

El sexto paso y último, no por ello menos importante, será determinar la eficacia del proceso, eso lo haremos fijando valores que consideremos críticos y que en ningún caso deben dejar de cumplirse, ya que si no se alcanzaran estos valores implicaría la necesidad de establecer correcciones o acciones correctivas en la empresa pues su incumplimiento conllevaría a la disfuncionalidad del parámetro a medir… y ¡voilà! Hecho todo lo anterior tendremos caracterizado nuestro indicador, listo para cumplir su función y preparado para asegurarnos la toma de decisiones.

Si ya queremos avanzar para nota, lo ideal es asociar diferentes representaciones gráficas que ayuden a las diferentes personas de la organización a interpretar los datos obtenidos, y siempre es mejor que sean aquellas que consideremos de mayor utilidad para quienes las van a tener que usar, da igual que sea una simple tarta, un diagrama de barras o una serie lineal, lo importante es que podremos monitorizar estos datos de forma clara y muy visual.

Con nuestros indicadores ya montados y, con la información analizada, el siguiente pasito que nos quedaría por dar sería establecer un cuadro de mando integral, pero esto lo contaré en mi próximo artículo.

Sí les anticipo una cosa, todos aquellos que conducimos un vehículo ya usamos uno cada día, pues la combinación del cuenta revoluciones, junto con el cuentakilómetros, el lector de temperatura y otros indicadores, como el de presión de los neumáticos o los niveles de aceite, no dejan de ser un cuadro de mando al servicio de nuestro quehacer diario.