La importancia de gestionar el conocimiento.

Por Alexis Robles, auditor y consultor de sistemas de gestión acreditados según los esquemas EOQ e IRCA.

Lo cierto es que no tenía previsto hablar de la gestión del conocimiento en las organizaciones en este momento, y más habiéndome comprometido a explicar cómo definir un cuadro de mando en mi anterior artículo. Pero la verdad es que el trasiego del verano, las idas y venidas, las llegadas y las despedidas, las sustituciones y las rotaciones, los encargos y encomiendas, y todos los ajustes operativos que exigen los periodos de vacaciones me han hecho ponerme a escribir sobre la gestión del conocimiento en las pymes pues en estas fechas se hace más necesario que nunca.

Se ha escrito mucho y de manera amplia sobre ello, se podrían citar o referir a varios expertos y diferentes publicaciones técnicas, pero lo cierto es que el fondo es más sencillo de lo que a veces nos empeñamos en expresar.

En las organizaciones se hace necesario gestionar de forma adecuada toda la información que se procesa, y es infinitamente más necesario (si cabe) gestionar todo el conocimiento que se va adquiriendo; bien a través de la experiencia ganada, bien a través de la formación recibida o mediante los múltiples y variados canales de comunicación a los que la globalización nos da acceso a día de hoy.

Es habitual que siempre se hable de la gestión del conocimiento en situaciones de crisis o riesgo empresarial, pero la simple llegada del verano y el periodo vacacional obliga a abordar este asunto de forma pausada, serena y optimizando los recursos de los que dispongamos al máximo.

En el fondo, de lo que se trata es de garantizar que los conocimientos necesarios para que mi organización funcione estén disponibles en el momento adecuado, y que esta información esté accesible para la persona que en ese momento lo necesite, sin dependencias, sin barreras y con la agilidad necesaria para que no se vean afectados mis servicios o los productos que vaya a desarrollar.

Cuando hablamos de conocimientos, debemos abordar este concepto con la suficiente amplitud, pues el conocimiento se presenta en diferentes formas y soportes. Conocimiento es un artículo de opinión, conocimiento es un “libro blanco” en un taller, conocimiento es un foro técnico, también lo es la transmisión de información mediante formación interna, la generación o gestión de “boletines técnicos de productos”, la historia de mi empresa y sus antecedentes, los procesos y procedimientos de mi organización y, es conocimiento, todo aquello que nos de una información relevante que nos permite llevar a cabo todas las operativas de una organización.

En resumen, es necesario identificar aquellos “conocimientos” claves que queremos gestionar. Una vez que hemos analizado y diagnosticado la situación de nuestra pyme. El siguiente paso es determinar qué herramientas vamos a poner en marcha para poder gestionarlo de forma efectiva, siendo el último establecer de qué forma las vamos a emplear para garantizar su eficacia.

¿Qué significa gestionar el conocimiento de forma efectiva? Pues muy sencillo, significa que hemos de convenir dónde almacenaremos la información, cómo controlaremos su difusión, de qué manera haremos saber a toda la organización el conocimiento que tenemos y cómo pueden acceder a él, quienes son los responsables de esa información, en qué tipos de soporte está depositado y cómo pueden hacer uso responsable del mismo, pues la gestión del conocimiento forma parte de nuestro ADN como empresa y debe ser coherente con nuestra misión, visión y valores.

Como podrán comprobar, es fundamental hacer una adecuada gestión del conocimiento si queremos poder tener unas vacaciones felices, sabiendo que todos nuestros compañeros podrán acceder a la información clave de nuestra empresa con garantías, facilitando el acceso al know-how de nuestra empresa a los menos experimentados, haciendo accesibles publicaciones y documentos técnicos que les ayuden a trabajar y atender con máximas garantías a nuestros clientes y sobre todo, permitiendo que las personas que forman nuestra empresa puedan tener los recursos y la confianza necesaria para poder llevar a cabo su trabajo diario.

Si en verano la dirección general de tráfico te recomienda que revises la presión de tus neumáticos, los niveles de tu coche y el estado de los elementos de desgaste del vehículo en casos de desplazamiento, a la hora de tomar las vacaciones se hace necesario que revisemos cómo gestionamos nuestro conocimiento y por descontado la comunicación, pero eso será tras el verano y una vez hayamos terminado de montar nuestro cuadro de indicadores. ¡Feliz verano!

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