Gestión de riesgos y oportunidades: Garantía de supervivencia para las empresas

Con la renovación, en estos últimos años, de muchas de las Normas ISO, se está introduciendo en todas ellas un nuevo concepto, nada novedoso en el mundo empresarial, pero sí muy acertado y necesario para cualquier organización que desee subsistir o progresar.

Las nuevas normas ISO piden como requisito que la organización determine los riesgos y oportunidades que es ineludible abordar con el objetivo de asegurar que su sistema de gestión pueda alcanzar los resultados previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir los efectos no deseados y alcanzar la mejora. Para ello la organización debe planificar las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades. Dichas acciones deben ser proporcionales al impacto potencial que tengan esos riesgos u oportunidades en los productos o servicios que presta la organización.

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Tras muchos años como consultor, he tenido la oportunidad de trabajar para muchas organizaciones de todo tipo. En más de un 90% de ellas, no existía ninguna metodología para abordar sus riesgos y oportunidades.

En estas organizaciones se daban diferentes casos. Desde empresas que desconocen e ignoran totalmente los riesgos a los que se enfrentan o las oportunidades que podrían abordar, pasando por organizaciones que saben cuáles son esos riesgos u oportunidades, pero no las abordan, hasta empresas que, sin metodología, intentan afrontarlos de forma desordenada y, por lo tanto, sin éxito.

Y su organización… ¿En qué grupo está? ¿Se ha parado alguna vez a analizar los riesgos que corre? ¿Ha evaluado qué impacto tendría o ya tiene en su organización perder a su cliente principal, si su trabajador más imprescindible fuera contratado por la competencia, si algunos de sus clientes se retrasaran en los pagos, si un grave error en un servicio trascendiera a la opinión pública, si nuestra tecnología se quedara obsoleta, si nuestro personal no está debidamente formado, no tiene experiencia o si no llegan a tiempo los pedidos de nuestros proveedores clave?

A gran parte de mis clientes, cuando comenzamos a diseñar cualquier sistema de gestión, le pido que anoten estas preguntas en un papel y que valoren el impacto económico que podrían tener estas situaciones en sus empresas a corto y medio plazo, si no hacen nada.  El sudor frío en unos casos y las caras de terror en otros, es el denominador común en todos ellos, una vez hechos los correspondientes cálculos.

Lo normal en la mayoría de los empresarios es que conozcan los riesgos que corren, pero lo normal también es que nunca los hayan evaluado. No conocen o, peor, prefieren no conocer el impacto real de esos riesgos. Pero el peor escenario se da cuando no hemos identificado riesgos que podrían afectar gravemente a nuestro negocio o que perdamos grandes oportunidades por no habernos parado, siquiera, a identificarlas.

Aunque identificar y analizar riesgos y oportunidades pueda parecerle muy complicado, la verdad es que es bastante sencillo. Sólo hay que sentarse unas horas y escribir. Este último requisito es muy importante. Hasta que no vemos el riesgo o la oportunidad plasmados en una hoja de Excel o en un papel, no sé qué pasa en nuestro cerebro, pero es como si éstos en realidad no existieran.

Los pasos son los siguientes. Identificar los riesgos y las oportunidades, evaluar su impacto o importancia y decidir si vamos a abordar el riesgo o la oportunidad, así como las acciones que serán necesarias.

Para analizar los riesgos lo más lógico sería utilizar un criterio de probabilidad-impacto. Por lo tanto, debería abordar aquel que tenga la relación más alta entre la probabilidad de que aparezca el riesgo y el impacto negativo en la organización en caso de producirse. Aunque existen multitud de métodos y fórmulas más exhaustivas y complejas, un ejemplo sencillo para llevar a cabo este análisis sería:

Probabilidad:

Riesgo alto: Riesgo que ha aparecido en los últimos 12 meses o podría aparecer en los próximos 12 meses.

Riesgo medio: Riesgo que ha aparecido en los últimos 24 meses o podría aparecer en los próximos 24 meses.

Riesgo bajo: Riesgo que ha aparecido en los últimos 36 meses o podría aparecer en los próximos 36 meses

Impacto:

Alto: La aparición del riesgo causaría un impacto de más de un 15% en la facturación.

Medio: La aparición del riesgo causaría un impacto de entre un 5% y un 15% en la facturación.

Bajo: La aparición del riesgo causaría un impacto de menos de un 5% en la facturación.

riesgos calidad tabla1

Al igual que con los riesgos, podemos analizar las oportunidades en función de su viabilidad e impacto, mediante esta otra matriz y así poder priorizar cuáles abordar:

riesgos calidad tabla2

Ya sea mediante este sistema u otro más elaborado, una vez analizados y categorizados, sabremos qué riesgos u oportunidades abordar. Es lógico pensar que primero abordaremos aquellos riesgos críticos y significativos, así como las oportunidades trascendentes o prioritarias, antes que el resto, pues abordarlos provocarán mayor impacto en nuestra organización.

Los riesgos triviales o tolerables no requieren medidas específicas, pues se supone que los tenemos controlados. Los riesgos moderados, requerirán un análisis de decisión más profundo, en función de la relación coste-tiempo y resultado esperado de la aplicación de las acciones necesarias para abordarlos. Con las oportunidades nos pasa lo mismo. Las oportunidades inviables o poco abordables deberíamos desestimarlas y las potenciales, analizarlas en función del esfuerzo que nos conllevará abordarlas y el resultado esperado.

Como hemos ido repitiendo a lo largo de este post, abordar riesgos y oportunidades requiere acciones. Esas acciones requieren una planificación, un plan de acción.  En ese plan de acción debe estar reflejado el objetivo a conseguir, las acciones necesarias para alcanzar ese objetivo, los plazos y fechas concretas para llevar a cabo esas acciones, el o los responsables, los recursos materiales, económicos y humanos necesarios; así como un indicador asociado al objetivo a conseguir, para poder saber, de forma periódica, si nuestro plan de acción está consiguiendo el efecto deseado. No se olviden, siempre por escrito y debidamente consensuado y comunicado a todos los implicados.

Una vez llevado a cabo ese plan de acción, llega la hora de analizar si el resultado de esas acciones ha sido eficaz, es decir, si las acciones llevadas a cabo han servido para disminuir el riesgo o para aprovechar la oportunidad detectada. Si vuelve a analizar los riesgos u oportunidades con la misma metodología expuesta anteriormente y la relación probabilidad-impacto, en el caso de los riesgos, o viabilidad-impacto, en el caso de las oportunidades, ha disminuido; sabrá que las acciones para abordarlos han sido eficaces. Si no, deberá llevar a cabo otro tipo de acciones, de nuevo, para abordarlos, pues su primer plan no ha servido.

Otro día, en otro post, podremos hablar de un ejercicio complementario importante, como es la identificación del contexto interno de su organización o las partes interesadas que la afectan. Éste es primordial como punto de partida para un buen análisis de riesgos y oportunidades. De cualquier forma, mi recomendación es que, si no lo ha hecho ya, detecte, analice y gestione los riesgos y las oportunidades que le afecten.

Evitará grandes sustos o situaciones críticas y garantizará la sostenibilidad y continuidad de su negocio. No se olvide, por escrito. LO QUE NO ESTÁ ESCRITO, NO EXISTE.

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Sobre el Autor

Javier Fernandez García

Javier Fernandez García

Licenciado en Psicología, Socio, Consultor y Auditor Jefe en Arco Calidad Consultores S.L., consultora a la que pertenece desde hace más de 20 años. Especialista en sistemas de gestión de calidad, medioambiente, accesibilidad universal, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información y responsabilidad social corporativa. 

Especialista en el sistema de autoevaluación basado en el modelo de Excelencia Europeo EFQM y prescriptor homologado en Canarias en gestión de la conciliación: modelo efr (empresa familiarmente responsable). Con más de 2.000 horas de formación en sistemas de gestión en materia de RR.HH. y Habilidades Directivas para el sector público y empresas privadas.

Experto en Selección de Personal y consultoría en organización y RR.HH, colabora en la temática de Calidad y RRHH.

Comentarios (1)

  • Pedro

    Pedro

    20 Abril 2020 a las 08:52 | #

    Quiero completar este articulo comentando que el punto de partida de todo analisis de riesgos es el analisis DAFO. Es decir, hay que analizar las debilidados, amenazas y oportunidades de la empresa.

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