Hasta ahora he dado algunas pautas sobre cómo enfocar un análisis de contexto y, en mi último artículo, hablamos de los procesos y sobre cómo poder componer un buen mapa de procesos en una organización. Además, ya habíamos hablado sobre la nueva serie de normas de calidad y hoy me había comprometido a hablar de herramientas de medición, así que eso intentaré hacer.

Lo cierto es que es muy habitual que en las empresas, especialmente en las pymes, algunas decisiones se tomen basadas en aquello de “yo pienso”, “yo intuyo” y “yo creo que”, estas tomas de decisión se basan en impulsos emocionales, no siempre racionales y que más a menudo de lo que debería obedecen a una situación de estrés en las organizaciones, aspecto que impide tomar decisiones basadas en hechos objetivos y, por tanto, se sustentan en la subjetividad del jefe y su opinión (personal), que con más o menos fundamento y a pesar de ser el jefe, sigue siendo una opinión personal.

Explicaba en mi primer artículo cómo habían evolucionado las normas de calidad, posteriormente trataba de contarles cómo abordar un análisis de contexto y ahora, me propongo proponerles una manera sencilla sobre cómo poder desplegar un adecuado enfoque a procesos.

Es importante recordar que la finalidad de cualquier sistema de gestión es poder normalizar la forma de hacer las cosas en una organización, estableciendo una sistemática para ello; si somos capaces de normalizar la metodología de actuación y, somos capaces de definir el método que empleamos habremos avanzado muchísimo en nuestro propósito, pues estaremos estructurando adecuadamente nuestro sistema de gestión. 

En mi anterior artículo explicaba cómo la nueva serie de normas ISO plantea nuevos retos a las organizaciones, de sus nuevos enfoques y de la necesidad de que alineen sus sistemas de gestión con elementos de planificación estratégica que permitan integrar sus procesos de negocio con los sistemas de gestión implantados y avanzar hacia la excelencia. 

Para ello es fundamental partir de un buen análisis de contexto, lo que en Canarias añade un plus de dificultad, pues hemos de tomar en consideración muchos aspectos, en su mayoría derivados de la insularidad y ultraperificidad.

Si queremos realizar un buen análisis de contexto deberemos discriminar cuatro grandes bloques de análisis: 

Generalmente y de manera tradicional, cuando las organizaciones implantan sistemas de gestión, lo hacen con el objetivo principal de conseguir una certificación externa, realizando en muchas de las ocasiones un despliegue del sistema de gestión que al finalizar no transmitía a los directivos de las empresas la sensación de estar recuperando la inversión inicial. O lo que es lo mismo: que el sistema de gestión, bien fuera de calidad, medio ambiente o seguridad, no retornaba de manera directa en resultados económicos. 

Por otro lado, muchas veces en las organizaciones se ha confundido el coste de calidad con el coste de no calidad, siendo dos aspectos bien diferenciados entre sí.

El coste de calidad implica la suma de todos aquellos recursos en los que vamos a invertir para implantar, certificar y sostener nuestros sistemas de gestión, como por ejemplo, consultoría especializada, certificación, calibraciones... Habitualmente es considerado como un gasto que realiza la empresa y que implica un impacto económico en la organización, cuando en realidad debería ser considerado como una inversión.  Por otra parte,  el coste de no calidad se asocia a todos aquellos costes en los que una organización incurrirá por no desarrollar sus operaciones y actividades de manera eficaz y de forma controlada. Son por tanto, costes asociados a fallos y errores en el funcionamiento de su sistema de gestión. Este coste puede y debe ser controlado, pues en la práctica, si se gestiona adecuadamente, constituye una herramienta de gran utilidad para el control de costes y la mejora de la rentabilidad de las organizaciones: Si se hace bien, se podrán planificar las actividades de manera preventiva, evitando así estos impactos y sus riesgos asociados.