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Whatsapp ¿Una herramienta útil para el entorno de trabajo?

Whatsapp ¿Una herramienta útil para el entorno de trabajo?

Gran parte de nuestro tiempo lo dedicamos a estar pendiente de un canal de comunicación que no siempre nos permite estar concentrados ni obtener un rendimiento óptimo. No obstante hay empresas que si lo consideran una vía de comunicación compatible.

Bien es sabido por todos que Whatsapp no puede ser catalogado de novedad, ya que se ha convertido en todo un canal de comunicación que ha estandarizado la forma de relacionarnos. Bueno para unos y fatal para otros, ha revelado en multitud de ocasiones la cara visible y oculta de nosotros mismos ya que, mediante su discreción, nos permite estar comunicados con otras personas sin que terceros se den cuenta. En el ámbito laboral también se ha convertido en un efecto muy curioso.

Mantener un debate sobre las bondades de Whatsapp en el entorno laboral va a depender siempre del punto de vista de empresario y trabajador. Aquellos que lo usan de forma productiva como canal de comunicación de la empresa mediante grupos o difusiones, y aquellos que pretenden de forma discreta mantener una comunicación con el exterior sin que el equipo se dé cuenta. Analicemos estos hechos:

Las utilidad más palpable que podemos encontrar en el entorno laboral es precisamente un canal de comunicación con los miembros de uno o varios equipos, o incluso cuando hay departamentos de soporte o atención inmediata que necesitan mantener una interactuación constante para el fiel desempeño de las funciones, aunque un empresario no puede forzar a incluir a un trabajador en estos canales si no es su deseo. 

Lo que ahora se determina es el modo de usarlo, pues a muchos directivos les preocupa los tiempos de distracción a la hora de consultar el móvil.

La consulta del móvil por uso medio, no solo radica en la consulta del grupo de trabajo que nos reclama, sino que ya de paso, amanece nueva información de otros interlocutores que también nos escriben y hacen que al consultar el móvil hagamos una barrida y atendamos a terceros, incluso contactos personales. Este efecto, no solo ralentiza el desempeño del trabajador, sino que sobrecarga su mente de nueva información irrelevante lo que origina tiempos necesarios para volver a retomar lo que se estaba haciendo antes del momento de interferente. Es bien cierto que Whatsapp ya nos estresa por propia existencia, pues en nuestro cerebro de forma inconsciente mantenemos una atención constante a información o notificaciones relevantes por este medio.

Si sumamos los tiempos que un trabajador dedica a mirar el móvil, ya no solo el Whatsapp, sino ya de paso la gran oferta de aplicaciones de comunicación, como redes sociales, etc. hace que sea un tiempo preocupante, no productivo y completamente ajeno a la actividad de la empresa.

Como ventaja, si existen, de un modo adecuado y no inmediato de comunicación, para asuntos no relevantes con grupos o incluso clientes que pueden requerir una comunicación poco preferente. La clave es tener un criterio de utilización a la hora de atender estas demandas, ya que hoy en día, se entiende que quien escribe por Whatsapp quiere una respuesta inmediata. Establecer un método y acuerdo personal con este medio para evitar depender de este canal de un modo estresante, es sin duda la mejor manera de hacerlo compatible.

No obstante, en la práctica, los trabajadores en distintos países han venido aceptando su utilización y de preferencia más del correo electrónico por un tema de rápido acceso a la información. Por ejemplo en Chile es utilizado como herramienta de trabajo en un 34,3% solo por debajo del correo electrónico, en Estados Unidos, más de un 40% y en España ya roza el 20%.

En nuestro país actualmente no existe un reglamento vigente en cuanto al uso de comunicaciones del trabajador, lo que hace que, en ocasiones haya empresas que si restringen toda clase de uso de interactuación con el dispositivo personal, pero que aún así, hace difícil controlar en qué momento un trabajador distrae su atención para atender este canal de comunicación.

Si aplicamos el derecho del trabajador a la intimidad, ya se convierte en un verdadero problema de control. En cambio, en Europa sí que hay posiciones jurisprudenciales en cuanto a la utilización de estos medios tecnológicos y su vulnerabilidad, confidencialidad etc. y establecen en la ilegalidad este tipo de medios para el entorno laboral. Los mensajes privados recibidos por un trabajador en apps de chat como WhatsApp, WeChat o Yahoo Messenger podrán ser leídos por las empresas si han sido consultados durante el horario laboral.

Como resumen, enumeremos:

Ventajas:

  • Canal de comunicación inmediato, ideal para grupos o equipos de trabajo a modo de notificación o coordinación
  • Interactuación no preferente con nuestros clientes, estableciendo criterios de utilización cada x tiempo, siempre de forma coherente con el desempeño que estemos teniendo

Desventajas:

  • Evidente uso de una vía de comunicación personal dentro del entorno de trabajo, algo que muchas empresas no permiten.
  • Filtración discreta (vulnerabilidad) de datos confidenciales de una empresa al exterior utilizando un sistema personal.
  • Tiempos de concentración, mermas en el desempeño de la función del trabajador, tiempos de reconectar con la actividad que estábamos desempeñando antes de la consulta de Whatsapp .
  • Estrés añadido por estar pendiente de un canal de comunicación que requiere de una atención constante.
  • Países que ya siembran jurisprudencia en materia de regulación del uso de esta via y otras en el entorno laboral.

 

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Sobre el Autor

Santy Abreu

Santy Abreu

Entusiasta de la comunicación, Analista, Programador y Técnico Superior en Administración de Sistemas y Gestión, está especializado en la estrategia e implantación de soluciones tecnológicas en la empresa a nivel internacional al tiempo que ha coordinado numerosos proyectos en Internet. Actualmente ejerce como fundador de la plataforma Civicos Networking y es Responsable de Sistemas y Cuentas de Clientes en Itop Consulting especializado en proyectos de Cloud Computing, soluciones ERP/CRM, Business Intelligence, Gestión Documental, Soluciones de E-Commerce y Gestión de soluciones personalizadas para la empresa. Además produce el programa radiofónico "Hablemos de Tecnología" difundiendo las novedades en todos los sectores tecnológicos.

Colabora dentro de la temática de Innovación y Tecnología.

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