¿Por qué debería tener implantado un sistema ERP O CRM en mi negocio?

Todos sabemos que la gestión de un negocio, incluso si eres pequeña empresa o autónomo, no es tarea fácil aun sabiendo que una gestión incorrecta puede llevarnos a la quiebra por muchos motivos. El gran hándicap de todo empresario o emprendedor es poder responder a las preguntas de gestión de su negocio de una forma clara y precisa sobre cómo se gestionarán las cuentas de cliente, como llevar seguimiento, como integrar servicios y productos, como automatizar o controlar de forma exhaustiva la parte financiera, como mecanizar digitalmente la logística de la empresa, son tan sólo algunas preguntas a la que hemos de enfrentarnos.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Aunque puede contar con partes modulares, normalmente se busca la integración dentro de un entorno ágil y comprensible.

Realmente para toda empresa o actividad que necesite tener un control firme de lo que sucede día a día hace que implantar un ERP o CRM sea una sabia decisión, sobre todo al inicio de la actividad ya que ayuda a definir los parámetros que compondrán la gestión de los distintos procesos de la empresa y su funcionamiento.

De este modo, ahorrar costes, unificar criterios de la gestión, centralizar recursos, normalizar procedimientos comunes, optimizar tiempos de respuesta, facilitar las implantaciones ISO, seguridad de la información… son tan sólo algunas de las ventajas que nos encontramos a la hora de trabajar día a día con un ERP o CRM

Bien es cierto que este tipo de sistemas requiere de una implantación, y que correctamente llevada desde un principio, hará que todo el proceso optimice de forma global el funcionamiento de la actividad empresarial. Formar a los trabajadores en un sistema de gestión único, en donde los procesos son unificados y se hable “el mismo idioma” es, sin lugar a dudas, el sueño de todo empresario.

Si aún dudas sobre si tu empresa es candidata a tener un ERP o CRM, tan solo hay que responder a las preguntas adecuadas de gestión, como por ejemplo ¿Cuántos clientes tienes? ¿Cómo gestionas facturas, pedidos, devoluciones? ¿Qué datos resultantes obtienes para toma de decisiones? ¿Tienes distintas aplicaciones para cada proceso de la empresa?... Puede ser un verdadero tormento. Liberar a una pequeña empresa con 50 clientes de la gestión, hace que la concentración en cuidar y alimentar la cartera de clientes sea un tiempo que antes se dedicaba a la gestión.

En el mundo de la gran empresa, es tarea obligada el implantar una solución ERP o CRM precisamente porque la interconexión entre los procesos de los distintos departamentos ha de realizarse en un entorno comprensible, estandarizado y normalizado para todo el personal.

Ahora nos queda la segunda parte de la decisión ¿Quién me implanta la solución ERP? Bien es cierto que el mercado está repleto de software que hace las funciones de ERP, pero lamentablemente si lo vemos como un programa a instalar y ya, nos podemos encontrar ante un inminente fracaso.

Por eso se le llama implantación, porque los consultores tecnológicos han de analizar cada proceso de la empresa y adaptar la herramienta a cada uno de ellos con el fin de cumplir con los requisitos de la instalación. Una labor de servicio de consultoría mal ejecutada puede llegar a suponer altos costes asumidos por la empresa debido a los fallos de gestión a los que potencialmente están sometidos, en cambio, una buena consultoría hará que se note desde el primer día una mejora en el rendimiento global de la empresa.

Estadísticamente hablando más de un 67% del parque empresarial español sufren cuantiosas pérdidas económicas por no tener una herramienta de gestión acorde con las necesidades de su empresa, o simplemente porque ni siquiera tienen controlados los procesos mediante un ERP.

Entre los módulos que conforman una solución ERP, podemos destacar:

1. Manufactura. Reducciones de costos mediante la óptima gestión de inventario, reportes detallados para la correcta toma de decisiones, simplificar el proceso de producción, ingeniería, flujos de trabajo y un largo etc.
2. Gestión Financiera. Garantizar que las empresas cumplan los requisitos de información financiera y fiscal con una contabilidad única y con los sistemas de pago. Pero eso no es todo. Los gerentes pueden mejorar el rendimiento financiero con información en tiempo real en los gastos de su departamento y las contribuciones de los ingresos. Es más, un módulo de gestión financiera puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo, reducir los costos y aumentar la rentabilidad, manteniendo la información financiera con exactitud, oportunidad y transparencia.
3. HCM (Human Capital Management). La planificación de los Recursos Humanos ha ido mucho más allá de los procesos básicos habituales, incluyendo la administración de los empleados, nóminas, presentación de informes jurídicos y un largo etcétera.
4. SCM (Supply Chain Management). Controlan la producción y logística desde fabricante a distribución y entrega en tiempo record.
5. Gestión de Proyectos. Planifica los procesos empresariales eliminando cualquier suposición que puede inducir a errores al tiempo que se asignan los recursos necesarios para el desempeño del cliente y evitando la estimación sin la dimensión adecuada
6. CRM (Customer Relationship Management). Gestiona toda la actividad comercial y de cartera de cliente al tiempo que permite realizar campañas y un exhaustivo control del conjunto de clientes ante un equipo de gestión.

El avance en la tecnología de estas herramientas ERP, su integración con otros sistemas de gestión y la gran capacidad de trabajo han demostrado que es una solución que funciona.