El contexto sí que importa

En mi anterior artículo explicaba cómo la nueva serie de normas ISO plantea nuevos retos a las organizaciones, de sus nuevos enfoques y de la necesidad de que alineen sus sistemas de gestión con elementos de planificación estratégica que permitan integrar sus procesos de negocio con los sistemas de gestión implantados y avanzar hacia la excelencia. 

Para ello es fundamental partir de un buen análisis de contexto, lo que en Canarias añade un plus de dificultad, pues hemos de tomar en consideración muchos aspectos, en su mayoría derivados de la insularidad y ultraperificidad.

Si queremos realizar un buen análisis de contexto deberemos discriminar cuatro grandes bloques de análisis: 

1. Análisis de las partes interesadas: Desde el inicio deben tenerse en cuenta a todos los grupos de interés (stakeholders) de la organización. Para ello es fundamental saber con quiénes vamos a interactuar, a quiénes podemos afectar con nuestras operaciones y actividades y, especialmente, quiénes son nuestros clientes tanto a nivel interno de la organización como a nivel externo, ya sean el cliente final o nuestra red de colaboradores (si la tuviéramos). Una vez hemos analizado las expectativas e intereses de los mismos ya podemos avanzar hacia un correcto análisis de contexto. 

2. Análisis interno: Debemos reflexionar sobre los aspectos relativos a la propia organización: políticas existentes, revisión del organigrama de la entidad, análisis de situación relativo a  los recursos humanos… pues es fundamental conocer nuestros puntos débiles, también en lo relativo a los equipos que componen nuestras empresa y nuestra organización interna.  Necesitamos saber en qué áreas, habilidades y competencias hemos de mejorar para poder ser más productivos y competir con los mejores y tener claras la misión y la visión de nuestra entidad.

Igualmente, hemos de tener en cuenta aspectos de tipo económico, pues es fundamental para determinar la situación de la empresa y poder contemplar acciones desde el punto de vista estratégico y financiero, y una vez analizadas ambas cuestiones poder determinar las nuevas inversiones que pudiéramos realizar durante el ejercicio. En la misma línea, no podemos olvidar aspectos de  tipo técnico y tecnológico, pues es fundamental conocer no sólo las particularidades de nuestros productos o servicios sino también cuáles son las nuevas tendencias del sector, conocer cuáles son las novedades que se están impulsando en nuestro entorno y así  poder esforzarnos en impulsar acciones diferenciadas respecto a nuestros competidores.

Una vez analizado lo anterior, hemos de revisar también todo lo relativo a nuestras infraestructuras y recursos, ya que necesitamos saber si disponemos de los medios suficientes y adecuados para impulsar las mejoras tecnológicas que hayamos identificado, y así poder mejorar nuestras infraestructuras, impulsando planes de inversión al efecto si fuera necesario, si no queremos correr el riesgo de tener infraestructuras obsoletas y por tanto mermar nuestra productividad y competitividad. No hay que olvidar que en Canarias es especialmente complejo poder impulsar nuevas infraestructuras o proyectos de mejora tecnológica por la propia situación “de contexto”.

3. Análisis externos: Es importante analizar la situación coyuntural general, incluyendo  aspectos de tipo económico y financiero, pues van a determinar aspectos claves como las posibilidades de financiación de la empresa. Además, nos dará una foto en relación a la marcha de la economía,  cuestión importante porque afectará a la evolución de nuestra organización, y un análisis de los productos y servicios con los que competimos, que condicionarán la buena marcha de nuestro proyecto. 

En este bloque no podemos dejar de analizar cuestiones de tipo legal, y no porque así lo determine una norma ISO, UNE o un referencial privado, sino porque desde que damos de alta nuestra empresa, tenemos la obligación de cumplimiento legal en función de la actividad de nuestra organización. Igualmente, si estamos en disposición de lanzar un nuevo producto o servicio, estos estarán sujetos a disposiciones legales específicas, que podrán ser factores de éxito o fracaso de los mismos. Si bien no podemos obviar que este es un nuevo requisito de la norma ISO 9001:2015 cabe decir que, por sentido común, es algo que cualquier empresa debería realizar de forma periódica y sistemática, asegurándose además el cumplimiento legal para evitar posibles sanciones.

4. Evaluación de Riesgos: La nueva serie de normas ISO incorpora un enfoque a riesgos en la organización que nos exige identificar los puntos críticos de nuestra organización, lo que implica conocer cuáles son los riesgos u oportunidades a los que se enfrenta la empresa no únicamente desde el punto de vista de los riesgos laborales, que es algo ya conocido por el empresariado, sino desde el punto de vista operativo; es decir, hemos de conocer y evaluar todos los riesgos que pueden comprometer la operativa de nuestras empresas, actuando de manera preventiva para evitar que estos puedan llegar a materializarse. Esto nos va a exigir conocer más y mejor nuestros procesos para poder identificar esos puntos críticos u oportunidades, determinando los potenciales riesgos en nuestras operaciones y procesos, y así  establecer una estrategia empresarial basada en evidencias objetivas que nos permita actuar de manera preventiva y así aminorar los riesgos detectados.

Una vez  evaluados los cuatro bloques, lo  siguiente será emplear algún método de trabajo o herramienta de gestión que nos permita planificar e iniciar acciones que se alineen con la estrategia de la organización. Muchas entidades de certificación están dando por válido un análisis DAFO aunque también podrían aplicarse otros métodos, por ejemplo el PESTEL. Lo importante es que el despliegue del sistema de gestión surja del análisis anterior, solo así resultará una herramienta eficaz, pues de lo contrario será un ejercicio en ocasiones estéril, poco metódico y falto de rigor desde el punto de vista técnico. 

Si ya hemos identificado nuestras principales líneas de trabajo desde el punto de vista estratégico y hemos partido de un adecuado análisis de contexto, estaremos listos para continuar implementando nuestro sistema. Independientemente del referencial que vayamos a emplear (UNE, ISO, EFQM, etc.), este análisis de contexto es algo absolutamente necesario para poder trabajar de forma seria y rigurosa. En los próximos artículos iremos abordando otros aspectos clave para implantar con éxito sistemas de gestión.